Signification de la facture pro forma
La facture pro forma est un document émis avant une facture fiscale par le fournisseur / vendeur à l'acheteur contenant des détails sur les produits / services à livrer à l'acheteur, y compris le prix des produits / services, tous autres frais applicables tels que les frais de livraison, les taxes applicables et la quantité. détails ou le poids total de l'envoi.
Caractéristiques de Pro Forma Invoice
Il s'agit d'un document non contraignant émis par le vendeur fournissant une estimation du prix des biens / services restant à fournir. Cette facture est émise avant l'émission de la facture fiscale. Les caractéristiques suivantes l'expliqueront mieux:
- Document non contraignant - Étant donné que cette facture est émise avant la conclusion de l'accord de vente, ce document ne lie ni le vendeur ni l'acheteur dans un contrat de vente.
- Prix négociable - Ce document fournit une estimation du prix des biens / services à livrer, de sorte que le prix mentionné dans cette facture est toujours négociable.
- Émis avant la vente réelle - Il est émis avant qu'une vente réelle ne se produise, fournissant des détails complets à l'acheteur sur le prix, les taxes, la commission, les frais d'expédition, les détails de la quantité, etc.
- Validité - Il est valable jusqu'à une période spécifique généralement jusqu'à la date d'émission de la facture fiscale.
- Aucune obligation fiscale - Étant donné que cette facture n'est pas une facture fiscale, aucune obligation fiscale n'est générée à son émission.
Comment créer une facture pro forma?
Il n'y a pas de modèle défini pour créer une telle facture. Le vendeur peut choisir son mode, son format et son design. Il comprend les détails suivants:
- Date d'émission.
- Numéro de série unique de la facture.
- Détails sur les acheteurs, y compris son adresse et ses coordonnées;
- Détails sur le vendeur, y compris son adresse et ses coordonnées;
- Adresse de livraison.
- Détails sur le poids et la quantité de marchandises à livrer;
- Une description complète des marchandises à fournir, y compris le prix unitaire et la quantité;
- Tous autres frais tels que commission, taxes ou frais de transport à payer par l'acheteur;
- Date estimée d'envoi d'une commande;
- Il peut également avoir une date de validité.
Étapes de création d'une facture pro forma
Étape 1: Identifiez le client proposé pour lequel la facture doit être établie.
Étape 2: Remplissez toutes les informations pertinentes, comme indiqué ci-dessus, y compris le prix des biens / services sur lesquels les deux parties ont convenu.
Étape 3 : Mentionnez des détails sur les biens / services particuliers à fournir.
Étape 4: Enfin, signez la facture et mettez une date d'émission de la facture.
Exemple de facture pro forma
M. Buyer a récemment démarré une nouvelle entreprise de fabrication de vêtements de chemises et de pantalons. Après d'importantes recherches sur les tissus bruts pour les pantalons et les chemises, il a contacté M. Seller qui s'occupait de l'approvisionnement en vrac de matières premières ainsi que de fils de couture au cours des 15 dernières années.
M. Seller a offert un morceau de tissu de 30 mètres pour 25 $. M. Buyer a estimé qu'il lui faudrait 2 700 mètres de matériau pour répondre à ses besoins annuels. M. Acheteur a demandé une facture pro forma contenant des détails sur le prix total, la quantité, le coût d'expédition ainsi que le poids de l'envoi. Aidez M. Vendeur à rédiger la facture pro forma et à remplir les détails pertinents.
Solution
Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture pro forma d'une entreprise de fabrication de vêtements -
Différence entre la facture pro forma et la facture
Différence entre la facture pro forma et le devis
Quand utiliser?
C'est un processus essentiel pour une organisation. Ce processus se produit avant les transactions de vente réelles. Il peut être utilisé dans les situations suivantes:
- Généralement, il est émis dans le cas de nouveaux acheteurs avec lesquels aucune transaction n'a eu lieu dans le passé.
- Puisqu'il s'agit d'un document négociable, un acheteur peut négocier le prix indiqué, et le vendeur peut facilement modifier la facture pro forma, ce qui n'est pas dans le cas de la facture fiscale.
- Fournir aux acheteurs le prix attendu à payer et un autre coût lié à cette vente.
- Il peut être utilisé pour obtenir des acomptes vers la vente si l'acheteur accepte la facture.
- Il peut également être utilisé dans les affaires d'exportation et d'importation.
Pourquoi utiliser une facture pro forma?
Comme nous l'avons évoqué à plusieurs reprises dans l'article, il s'agit d'un document émis avant l'émission de toute facture fiscale. La raison première et fondamentale est donc:
- Il s'agit d'un document non contraignant ayant des détails très similaires à une facture fiscale qui peut être négociée avant qu'une transaction de vente réelle ne soit effectuée, offre une flexibilité à l'entreprise.
- Le deuxième aspect important est que l'acceptation de ces factures indique la satisfaction de l'acheteur au prix demandé par le vendeur, et il accepte de payer ce prix, y compris les autres frais connexes.
- Il offre également la possibilité d'obtenir un paiement anticipé pour la commande client si l'acheteur accepte la facture pro forma.
Conclusion
La facture pro forma joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'une organisation. On peut le considérer comme une première étape dans l'exécution d'une transaction de vente. En supprimant toute confusion liée au prix du produit, il ouvre la porte à une longue relation commerciale.
