Modèle de base de données pour Excel
Dans le monde moderne, nous disposons de nombreux logiciels pour travailler avec la base de données. Après tout, l'analyse finale du logiciel sophistiqué se fera uniquement avec des feuilles de calcul. Si vous êtes une petite entreprise et que vous n'avez pas les moyens d'acheter des logiciels modernes, ne vous inquiétez pas car, dans la feuille de calcul Excel elle-même, nous pouvons créer une base de données de vos données d'entreprise. Après tout, la question est, comment pouvons-nous créer la base de données dans une feuille de calcul Excel? Dans l'article d'aujourd'hui, nous allons vous montrer comment créer un modèle de base de données Excel.
Comment créer un modèle de base de données pour Excel?
Voici quelques exemples de création d'un modèle de base de données dans Excel.
Exemple # 1 - Création d'un modèle de base de données de vente
Les ventes sont le mode de génération de revenus pour l'entreprise. Les finances jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'entreprise. Le suivi de vos registres de ventes est également très important. Nous allons maintenant montrer comment créer un modèle de «base de données de ventes» dans Excel.
Étape 1: Lorsque l'accord ou la proposition commerciale survient, nous devons décider du type d'éléments que nous devons enregistrer dans le cadre des ventes. Avoir toutes sortes d'informations est généralement une bonne option, mais si les données peuvent ajouter à votre liste de courrier indésirable, éliminez celles qui ne sont pas nécessaires.
Dans une perspective commune, j'ai rempli ci-dessous les rubriques générales.
Étape 2: Maintenant, en fonction de l'en-tête, nous pouvons commencer à remplir les données sous l'en-tête respectif. J'ai rempli quelques exemples de données ci-dessous.
L'une des règles empiriques d'une base de données est qu'elle doit être au format table dans Excel, et chaque table doit avoir son propre nom unique.
Lors de la création de la base de données, une fois que les en-têtes des données sont fixés, nous devons convertir le format en un format de tableau. Donc, dans Excel, nous devons convertir cela dans la table uniquement.
Pour créer un tableau, nous devons suivre certaines réglementations. Voici certaines règles.
Les enregistrements de base de données ne doivent pas avoir de lignes vides et de colonnes vides.
Ces types de formats de bases de données sont dangereux, en particulier lorsque nous avons d'énormes dossiers à utiliser.
L'une des raisons d'éviter ces lignes et colonnes vides est due à la technicité de la feuille de calcul. Le moment où la feuille de calcul reconnaît la ligne vide ou une colonne vide. Cela suppose que c'est la fin des bases de données, et cela conduit au mauvais résumé des nombres.
Étape 3: Pour créer une table, placez un curseur à l'intérieur des données et appuyez sur Ctrl + T pour ouvrir la boîte de dialogue de création de table.
Dans cette fenêtre, assurez-vous que la case «Ma table a des en-têtes» est cochée car notre base de données a des en-têtes; sinon, Excel traite les en-têtes comme faisant partie des enregistrements de données uniquement.
Étape 4: Maintenant, votre tableau ressemble à celui ci-dessous.
Comme il a créé un tableau avec sa propre couleur et la mise en forme du tableau.
Nous pouvons changer le style de table par défaut. Placez un curseur à l'intérieur du tableau pour afficher un nouvel onglet dans le ruban en tant que «Conception». Sous «Design», nous pouvons voir de nombreuses options.
Sous Styles de tableau, choisissez le type de style de tableau que vous souhaitez appliquer à la base de données.
Ensuite, après la création de la table, nous devons nommer la table pour lui donner un nom unique. Sous Design, seuls nous pouvons donner un nom à la table.
Nous pouvons maintenant faire référence à cette base de données en utilisant ce nom de table «SalesRecords».
Puisqu'il s'agit d'un format de table pour la base de données, tout nouvel enregistrement entré sous le dernier enregistrement sera mis à jour dans cette table elle-même.
Dans l'image ci-dessus, j'ai entré le numéro de série suivant comme 12; si j'appuie sur la touche Entrée maintenant, cette ligne ne sera transférée qu'à la table.
Comme cela, en utilisant une feuille de calcul Excel, nous pouvons créer nos propres bases de données.
Exemple # 2 - Modèle Excel de base de données client
La création d'un modèle de base de données Excel de clients est très importante pour toute entreprise. Lors de la création d'un modèle de base de données dans Excel, il est important de décider du type d'informations que nous devons collecter concernant les clients.
Vous trouverez ci-dessous les détails courants que nous collectons habituellement concernant les clients.
Remplissez les détails en fonction des en-têtes.
De même, créez un format de table pour la base de données.
Continuez à entrer les détails du client au fur et à mesure que vous collectez, et votre table se développe automatiquement à mesure que la base de données augmente.
Choses dont il faut se rappeler
- Il est toujours recommandé de conserver les données au format tableau, car il est possible d'utiliser le référencement automatique au format tableau de tout ajout et suppression de lignes et de colonnes.
- Donnez toujours un nom unique à la table.
- Si vous maîtrisez MS Access, téléchargez le fichier sur MS Access.
