Définition du service comptable
Le service de la comptabilité fait référence à la division dans une entreprise qui s'occupe de la préparation des états financiers, de la tenue du grand livre général, du paiement des factures, de la préparation des factures des clients, de la paie, etc. En d'autres termes, ils sont responsables de la gestion du front économique global de l'entreprise. Il est impossible pour aucune entreprise, qu'il s'agisse d'une petite entreprise opérant hors de chez elle ou d'une grande multinationale, de fonctionner trop longtemps sans un service de comptabilité d'aucune sorte.
Fonctions du service comptable
- Maintenir et enregistrer toutes les transactions commerciales de manière précise et complète de manière systématique de manière à pouvoir être récupérées et révisées à tout moment.
- Maintenir des contrôles internes adéquats au sein de l'organisation pour protéger ses précieuses ressources.
- Fournir une base pour l'évaluation des performances et créer une responsabilité dans toute l'organisation.
- Garder une trace des coûts encourus par les coûts de l'entreprise et conseiller la modification des opérations existantes dans le but de réduire les coûts d'exploitation.
- Accompagner la direction générale dans le processus décisionnel par la présentation appropriée des données financières.
- Planifier en fonction de l'anticipation des besoins de l'entreprise et de la disponibilité prévue des ressources.
Rôles et responsabilités
- L'une des principales responsabilités est de collecter correctement toutes les données financières, puis de préparer les états / rapports financiers. Ces rapports sont utilisés dans la préparation des budgets, prévisions et autres rapports décisionnels. En outre, ces rapports sont également utilisés pour la communication avec les prêteurs, les investisseurs et d'autres parties prenantes.
- Maintien d'une relation saine avec les fournisseurs en veillant à ce qu'ils soient payés à temps. Cependant, ils doivent rechercher des opportunités d'économiser de l'argent en profitant de remises / incitations dues à des paiements en temps opportun ou anticipés. Dans le même temps, le service comptable doit également s'assurer que le montant minimum d'argent sort par paiement, mais sans frais de retard.
- Faites le suivi des créances et des factures impayées, et des conseils au cas où des actions de recouvrement seraient nécessaires. Le service comptable doit s'assurer que les clients paient les factures à temps et entretiennent une relation cordiale / amicale avec eux.
- Il est seul responsable de la fonction paie. Ils doivent s'assurer que tous les employés sont payés en temps opportun et avec précision. En outre, le ministère doit également s'assurer que les impôts des employés sont évalués avec précision et que les paiements sont effectués en temps opportun aux autorités nationales et fédérales.
- Ils doivent maintenir des contrôles financiers via des rapprochements et le respect des normes comptables applicables, telles que les PCGR américains. Toutes ces pratiques sont mises en œuvre pour prévenir toute fraude et vol. En tant que contrôleur financier, le département doit assurer le bon entretien des procédures sans aucun relâche.
Structure du service comptable
La plupart des entreprises ont plus d'un membre du personnel dans leur service comptable et doivent donc mettre en place une structure organisationnelle pour rationaliser sa gestion. En général, il comprend le directeur financier (CFO), le contrôleur financier, les gestionnaires et les comptables. La structure est la suivante:
- Le directeur financier est au sommet du département et relève directement du propriétaire de l'entreprise ou du chef de l'exploitation (PDG).
- Le contrôleur financier relève du directeur financier et a des responsabilités plus spécifiques au sein du département.
- Le contrôleur financier a généralement une équipe de gestionnaires - gestionnaire de la paie, gestionnaire des comptes clients et gestionnaire des comptes fournisseurs.
- Chaque responsable de division dispose généralement d'une équipe de comptables.
Valeur du département de comptabilité
Le service comptable joue un rôle essentiel dans la gestion d'une entreprise car il aide à suivre à la fois les revenus (entrées d'argent) et les dépenses (sorties d'argent) tout en garantissant le respect de toutes les exigences légales. En outre, il fournit également des informations financières quantitatives à la direction, aux prêteurs, aux investisseurs et à d'autres parties prenantes, qui les utilisent pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Principales fonctions du service comptable
Voici quelques-uns des postes clés:
- Directeur financier (CFO): Les directeurs financiers sont généralement au sommet du département financier des grandes entreprises. Ils sont chargés de superviser la santé financière de l'entreprise et de gérer l'ensemble du service financier, qui comprend la planification et les rapports financiers, la stratégie commerciale à court et à long terme, l'audit, la gestion interne des risques, etc. Ils aident également la haute direction à comprendre les implications financières des diverses activités en cours - à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
- Contrôleur financier: Les contrôleurs financiers travaillent aux côtés des CXO et sont responsables de la comptabilité financière ainsi que de la préparation des rapports sur la gestion de projet, le budget, etc. Cependant, leur objectif principal est de gérer les problèmes financiers immédiats.
- Trésorier: Les Treasury Managers aident à la formulation et au développement de diverses politiques de trésorerie, qui incluent l'identification des meilleures opportunités d'investissement, l'utilisation optimisée des facilités de crédit, la réduction des coûts de financement, etc.
- Responsable de la comptabilité / chef comptable / superviseur de la comptabilité : ces gestionnaires sont responsables du maintien et du rapport de toutes les transactions financières. Ils établissent et appliquent également les principes comptables sur la base de la politique d'audit et des exigences statutaires.
- Comptable: Les comptables jouent un rôle essentiel dans un service comptable car ils sont impliqués dans la mesure et l'interprétation de toutes les informations financières.
