Qu'est-ce que le système Imprest?
Imprest System est un type de système de comptabilité financière qui est conçu pour suivre et documenter la façon dont l'argent a été utilisé. L'exemple le plus courant est le système de petite caisse qui comptabilise chaque transaction de petite caisse pour maintenir un équilibre dans le fonds qui est égal au total des rentrées de petite caisse et de l'encaisse supplémentaire qui reste dans le fonds.
Exemples
A Ltd cherche à créer une réserve pour maintenir toutes ses transactions de petite caisse. En tant que service administratif d'A ltd, guidez-le avec les procédures formelles à l'aide desquelles il peut créer une petite caisse. Le système de régularisation de la petite caisse est l'un des types les plus courants d'un système de régie d'avance qui est utilisé pour enregistrer les petites transactions pendant les périodes où il n'est pas pratique ou peu pratique pour les utilisateurs de couper les chèques.
Les comptes de petite caisse conservent généralement un montant prédéterminé de trésorerie qui peut être utilisé à diverses fins, comme le remboursement des dépenses des employés, le paiement des petites dépenses, etc. à l'aide des étapes suivantes-
- Un montant de trésorerie prédéterminé est alloué pour la création d'un fonds de petite caisse. Ce compte est enregistré séparément dans le grand livre général d'une organisation.
- Dans l'étape suivante, l'entreprise doit identifier toutes ses dépenses nominales qui sont payées en espèces et en conséquence toutes les documenter dans le système avec des reçus.
- Pour maintenir un solde prédéterminé, l'entreprise doit de temps à autre augmenter sa petite caisse.
- L'entreprise doit contrôler régulièrement la caisse de petite caisse afin qu'il n'y ait aucune possibilité d'écart entre le montant prévu en espèces et le montant réel en espèces.
- Le service administratif doit mener un processus d'enquête approprié au cas où il trouverait des écarts.
Avantages du système Imprest
# 1 - Détection de fraude
Le système Imprest élimine les possibilités de dépenses non autorisées car les fonds sont affectés à des fins prédéterminées. Ceci, en retour, facilite beaucoup le suivi des dépenses et le rapport des écarts, ce qui contribue finalement à la détection et plutôt à l'élimination des possibilités de fraudes.
# 2 - Réduction des erreurs
Le caissier examine le livre de petite caisse à intervalles fréquents, et en cas d'erreur ou d'erreurs, la même chose peut être facilement retrouvée et rectifiée.
# 3 - Réglementation des petites dépenses
Les petites dépenses sont gérées selon les limites fixées par le système d’avances temporaires, ce qui rend presque impossible pour la petite caissière de dépenser plus que la petite caisse disponible sur le compte.
# 4 - Réduit le fardeau du caissier en chef
Le livre de petite caisse soulage à la fois le livre de caisse et le chef de caisse du fardeau de consigner les dépenses minimes et nominales.
# 5 - Méthode simple et rapide
Comparé à d'autres méthodes, c'est bien trop rapide, simple, accessible et pratique en même temps. La méthode peut être rapidement utilisée pour fournir des fonds pour les achats des employés. C'est l'une des meilleures méthodes connues pour effectuer des achats nominaux.
# 6 - Facilité de réconciliation
Le rapprochement du livre de petite caisse est simple et simple également.
Inconvénients du système Imprest
# 1 - Système obsolète
Le livre de petite caisse est un système largement dépassé et inefficace, et il ne répond pas aux besoins et aux attentes des exigences actuelles de l'entreprise. Maintenant, il existe de meilleures alternatives telles que les cartes prépayées disponibles avec les entreprises qui sont spécifiquement conçues en gardant à l'esprit les besoins et les exigences d'aujourd'hui.
# 2 - Inconvénient pour des dépenses plus importantes
L'un des inconvénients majeurs de l'utilisation d'un système Imprest est qu'il entraîne d'énormes inconvénients pour des dépenses plus importantes. Le système est hautement compatible et pratique pour les petites dépenses tandis que l'opposé pour les dépenses plus importantes.
# 3 - Erreurs comptables
Puisqu'il n'y a pas de système de documentation secondaire pour suivre les dépenses de trésorerie nominales, par conséquent, les risques d'erreurs comptables dans le système de petite caisse ne peuvent être niés.
# 4 - Dépenses excessives
Ne pas fixer les limites de dépenses pour chaque transaction nominale peut même exposer une organisation au risque de faire face à des dépenses excessives en achats.
# 5 - Vol
En l'absence de contrôles appropriés, le compte de petite caisse de l'entreprise peut être utilisé à mauvais escient par les employés et il deviendra difficile de savoir qui a retiré l'argent.
# 6 - Détournement
En l'absence de contrôles adéquats, il y a de fortes chances que ces derniers soient détournés par les employés de l'entreprise, car la petite caisse est un type d'actif liquide.
Les points importants
- Habituellement, les fonds de petite caisse sont surveillés par des gardiens qui aident à gérer les comptes et distribuent des espèces aux employés de l'entreprise. En contrepartie, ce dernier fournit de telles recettes qui sont totalement liées aux affaires.
- Les caisses de petite caisse sont établies avec un montant prédéterminé, et celui-ci est par conséquent enregistré dans le grand livre de l'entité.
- Le service administratif d'une organisation est chargé de la gestion du livre de petite caisse.
- Toutes les dépenses payées à partir des fonds de petite caisse doivent nécessairement être documentées avec les reçus.
- Le système d'avances temporaires peut également être utilisé pour couvrir la masse salariale, les dividendes, les primes, les primes, les récompenses et les frais de déplacement des employés.
Conclusion
- Le compte de petite caisse est un système d'avances imprest largement utilisé où les dépenses nominales sont enregistrées. Le système de petite caisse est une méthode simple et conviviale qui permet de reconstituer toutes les dépenses. Le système susmentionné peut aider une organisation de nombreuses manières.
- Les organisations peuvent utiliser le système de petite caisse pour réduire les erreurs, éliminer la fraude, contrôler les petites dépenses, réduire le fardeau des caissiers seniors, etc.
- Mais les utilisateurs du système Imprest doivent également être conscients de ses multiples inconvénients tels que les risques de vol, de détournement, de dépassement de budget, etc. et les utiliser en conséquence. Les organisations doivent, par conséquent, concevoir un ensemble de politiques qui dicte la manière dont les espèces doivent être traitées pour éviter tous les problèmes associés.
