Quels sont les frais généraux administratifs?
Les frais généraux administratifs sont les dépenses de l'entreprise qui ne sont pas directement liées à la production et à la distribution des biens et services, mais sont les dépenses de nature indirecte telles que les dépenses engagées dans la formulation de la politique, les frais de personnel, les frais juridiques et d'audit, les frais de téléphone et frais d'électricité, etc.
Explication
Les frais généraux administratifs sont principalement liés aux dépenses de bureau de l'entreprise. Ces dépenses ne sont pas les frais généraux de fabrication puisqu'elles ne sont pas directement liées à la production de biens et services. Les frais administratifs sont les dépenses liées à la conduite des opérations de l'entreprise, à la formulation des politiques et aux autres dépenses non liées à la production et à la recherche et au développement de l'entreprise.
Exemple
Prenons l'exemple d'une société nommée Clothes Incorporation qui s'occupe de la fabrication de vêtements. Les dépenses engagées par la société au cours de l'exercice 2019-20 sont les suivantes:
Solution:
Calcul des frais généraux:
Par conséquent, les frais généraux administratifs totaux sont de 870 000 $. Le matériel directement acheté et le salaire versé au personnel de l'usine sont directement liés à la production, ils ne sont donc pas inclus dans les coûts administratifs car ils sont des frais généraux de production. De plus, les frais de vente et de marketing font partie des coûts de vente et de distribution, et les frais de recherche et développement font partie des frais de recherche et développement, ils ne sont donc pas inclus.
Que comprennent les frais généraux administratifs?
Les frais généraux administratifs comprennent toutes les dépenses qui ne sont pas liées à la fonction commerciale spécifique. Ces dépenses sont nécessaires à la conduite des opérations de l'entreprise. Les frais administratifs comprennent les salaires et traitements du personnel du bureau, les frais d'audit et juridiques, les frais de conseil, le loyer, les primes d'assurance payées, les frais de services publics, les tarifs et les taxes, les abonnements, les frais de transport et de transport, les frais bancaires, les frais de réparation et d'entretien, l'impression et frais de papeterie, etc.
Mesures de contrôle des frais généraux administratifs
Les différentes mesures à contrôler sont les suivantes:
- Préparation des budgets: Des budgets séparés pour l'allocation des frais généraux doivent être préparés tout comme le budget de production et de vente. En préparant les budgets, le plafond des dépenses liées aux frais généraux d'administration est décidé pour contrôler le montant des dépenses de travaux administratifs.
- Réduire les frais de déplacement: l'entreprise doit essayer de réduire les frais de déplacement et de transport en effectuant la quantité de travail possible par le biais d'appels vidéo, d'appels téléphoniques et de courriels. Les visites doivent être essayées pour être effectuées avec des moyens de transport bon marché.
- Utilisation des forfaits: Si le travail de voyage est effectué régulièrement, les récompenses accordées par les compagnies aériennes pour les achats en gros doivent être utilisées, et même tous les autres avantages de voyage accordés par les agences doivent être désactivés pour réduire les frais de voyage.
- Limiter les frais de divertissement: la réunion en personne, suivie du dîner coûteux, peut être remplacée par des réunions virtuelles, ce qui pourrait aider à réduire le coût des frais administratifs. Même le séjour d'un employé et les événements inutiles au bureau devraient être limités afin que le coût global de l'organisation puisse être réduit.
- Garder un contrôle sur le personnel: Les propriétaires de l'entreprise devraient garder un contrôle sur les dépenses de personnel et même veiller à ce que les employés de l'organisation n'utilisent pas abusivement la limite de trésorerie qui leur est fournie pour faire des dépenses quotidiennes.
- Éliminez le coût des articles: À l'ère de la technologie, les fichiers et documents doivent être conservés électroniquement sur les systèmes informatiques. La préparation et la conservation des documents sur le système informatique réduisent le coût du papier, et même le temps est économisé si les documents sont conservés électroniquement.
- Décentralisation des fonctions commerciales: les organisations travaillant à grande échelle ont une gestion centralisée qui entraîne des dépenses administratives élevées. Par conséquent, déléguer certains travaux aux filiales peut contribuer à réduire les coûts administratifs.
Traitement comptable
Les frais administratifs de l'entreprise peuvent être comptabilisés selon les méthodes suivantes:
- La première méthode consiste à comptabiliser le coût comme une charge dans le compte de résultat de la société en supposant que toutes les dépenses ne sont pas directement liées à la production, la fabrication et la vente de biens et services.
- La deuxième méthode de traitement comptable est basée sur l'hypothèse que l'entreprise a deux activités principales à savoir, l'activité de production et l'activité de vente et de distribution. Ainsi, en suivant cette hypothèse, les frais généraux administratifs sont répartis entre ces deux activités principales.
- Or, dans cette troisième méthode de comptabilisation des frais généraux administratifs, cette dépense est incluse séparément dans le coût des travaux pour mesurer le coût de production car un propriétaire pense que les coûts administratifs sont aussi importants que les coûts de production et les coûts de vente et de distribution.
Désavantages
- Les frais généraux administratifs comprennent les frais d'administration, comme le salaire du personnel, le loyer, etc. Ces coûts sont des frais fixes qui doivent être payés, qu'il y ait ou non des bénéfices dans l'entreprise. Par exemple, si l'entreprise est fermée pendant une période du mois en raison de circonstances inévitables, le loyer de l'usine doit également être payé.
- En outre, ces coûts administratifs étant de nature fixe, ont la capacité limitée d'être réduits. Les entreprises qui ont une gestion centralisée ont généralement des frais généraux élevés.
Conclusion
Les frais généraux administratifs sont les frais généraux qui ne sont pas directement liés à la production et à la vente des biens et services. Ces frais généraux sont des dépenses indirectes telles que le loyer, l'assurance, le salaire versé au personnel de bureau, les frais d'impression et de papeterie, les frais de conseil et juridiques, les frais d'audit, etc. ces dépenses sont accessoires à l'activité principale de l'entreprise et sont également importantes pour la conduite des affaires entreprise.
