Les contrôles comptables sont les procédures et les méthodes qui sont appliquées par une entité pour l'assurance, la validité et l'exactitude des états financiers, mais ces contrôles comptables sont appliqués pour la conformité et comme garantie pour l'entreprise et pour ne pas se conformer aux lois, règles et les règlements.
Qu'est-ce que les contrôles comptables?
Les contrôles comptables sont les mesures et les contrôles adoptés par une organisation qui conduisent à une efficacité et une conformité accrues dans toute l'organisation et garantissent que les états financiers sont exacts lorsqu'ils sont présentés aux auditeurs, banquiers, investisseurs et autres parties prenantes.
Il existe différents types de contrôle appliqués au sein d'une organisation. De plus, il n'y a pas de politique de contrôle simple qui s'applique à chaque organisation. L'application des contrôles pour chaque organisation est conçue et mise en œuvre pour répondre à ses besoins, à son type d'entreprise, à ses aspirations, à ses objectifs et à d'autres directives.
Types de contrôles comptables
Il existe trois grandes catégories de contrôles internes comptables.
# 1 - Contrôles de détective
Comme leur nom l'indique, ces contrôles sont les contrôles en place pour détecter tout écart et tout écart par rapport aux politiques en place. Il sert également l'objectif du contrôle d'intégrité.
Par exemple - une vérification surprise du solde de trésorerie réel en main avec le caissier et le solde de trésorerie selon les comptes permettra de s'assurer que le caissier fait son travail avec précision ou non. Cela peut également refléter une erreur de comptabilisation. Dans un environnement informatisé où les nombres sont énormes en volume et le traitement de bout en bout des comptes est effectué par le système, dans ces cas, nous pourrions vouloir mettre une facture test et la suivre jusqu'à la finalisation des comptes pour voir si cela donne le résultat souhaité. et il est conforme à la réglementation.
De la même manière, la comparaison du stock physique réel dans l'entrepôt et du stock de clôture selon les livres montrera s'il y a un problème dans le traitement de l'inventaire, un vol ou une perte normale. En outre, vérifier que tous les actifs figurant dans les livres sont physiquement présents garantit la sécurité des actifs.
Maintenant, par des exemples, nous avons compris que les contrôles de détection sont appliqués de manière irrégulière et sont davantage de nature d'audit pour identifier les erreurs ou les écarts.
# 2 - Contrôles préventifs
Les contrôles sont appliqués quotidiennement au sein de l'organisation pour arrêter les erreurs ou les écarts qui se produisent en premier lieu. Nous pouvons dire que ce sont les règles que tout le monde au sein de l'organisation doit respecter dans son travail quotidien.
Par exemple - dans un environnement comptable, lorsqu'une personne enregistre une facture, elle est transmise à une autre personne pour examen et approbation par les pairs. Une fois la facture comptabilisée, le paiement est effectué par une autre équipe. C'est ce qu'on appelle la séparation des tâches, et cela garantit que chaque jour, une personne n'a pas le contrôle de la réservation et du paiement des factures.
La rotation des tâches est un exemple classique de contrôle préventif. Dans une grande organisation ou à un endroit critique, le personnel est transféré à intervalles réguliers pour s'assurer que toute personne n'a accès à aucune donnée ou actif pendant une période prolongée, ce qui garantit que la personne ne soit pas impliquée dans des vols ou des activités illégales Activités.
Dans un environnement informatisé, la sauvegarde quotidienne des données sur le cloud est également un contrôle préventif pour éviter toute perte de données.
# 3 - Contrôles correctifs
Ce sont les contrôles qui viennent à la rescousse lorsque les contrôles préventifs et de détection n'ont pas réussi à éviter une erreur. Dans un environnement comptable, la comptabilisation d'une écriture d'ajustement ou de rectification est un exemple de contrôles correctifs. Une fois que les livres sont clôturés, après l'exercice, les auditeurs découvrent un problème à résoudre. La réouverture des annuaires financiers et les ajustements demandés par un commissaire font également partie d'un contrôle correctif.
Par exemple - Lors de la publication d'une écriture de journal, le comptable a débité M. Tom au lieu de M. Robert pour 500 $. Dans ce cas, la balance de vérification est toujours d'accord, et plus tard lors de la vérification des grands livres, cette erreur a été identifiée. L'entrée de rectification ici consiste à débiter M. Robert et à créditer M. Tom, chacun de 500 $. C'est ce qu'on appelle le contrôle correctif.
Exemples de contrôle interne comptable
Vous trouverez ci-dessous des exemples de contrôles comptables.
- Séparation des tâches - le processeur et l'approbateur doivent être deux personnes différentes.
- Un identifiant d'utilisateur et des mots de passe indépendants doivent être fournis à tous les employés.
- Une vérification physique de l'inventaire et des actifs doit être effectuée.
- Un rapprochement bancaire et d'autres rapprochements de balance de vérification doivent être effectués.
- Des documents de procédure opérationnelle standard doivent être rédigés concernant le déroulement du processus.
- Chèque surprise des soldes de la petite caisse et du livre de caisse.
Avantages des contrôles internes comptables
Voici quelques-uns des avantages des contrôles comptables.
- Le journal des actions identifie la personne responsable de toute erreur.
- Exactitude des états financiers et de l'application des fonds
- Utilisation efficace des ressources aux fins prévues
- Utile dans la facilitation de l'audit
- Une base solide pour une croissance plus significative
- Identification et rectification de tout écart identifié
- Économie de coûts et de ressources
Inconvénients des contrôles internes comptables
Voici quelques-uns des inconvénients des contrôles comptables.
- Parfois irritant et chronophage pour les employés
- Le coût élevé du maintien des contrôles et des normes
- Surdépendance pour les états financiers et l'audit
- Duplication du travail
Points essentiels à noter sur le changement de contrôle comptable
- Tout changement dans un processus a un impact sur l'autre.
- Le changement ne doit pas être effectué au milieu d'une période comptable, car il affectera le flux de transaction.
- Tout changement doit être informé des auditeurs.
- Tout changement doit également être documenté et bien communiqué à toutes les parties prenantes.
- Cela devrait être rentable.
Conclusion
Les contrôles internes comptables ne sont pas une évolution récente, ils sont en place depuis longtemps. L'avantage le plus significatif des contrôles comptables est de restaurer la confiance du grand public dans les sociétés cotées en bourse. À la suite des scandales de grande valeur aux États-Unis par des entreprises comme Tyco et Enron, la confiance du grand public dans le système comptable a ébranlé.
SOX, également connu sous le nom de Sarbanes-Oxley Act, a été promulgué par le Congrès des États-Unis pour protéger les parties prenantes de tout scandale comptable d'entreprise. Cela rend également une obligation pour les organisations de suivre les directives de divulgation d'entreprise et d'autres exigences. Le point ici est que les contrôles comptables font aujourd'hui partie intégrante de toute organisation, sans laquelle le système comptable est comme une voiture sans freins, et personne ne veut faire un tour dans une telle voiture. Il est donc impératif que toute organisation qui aspire à devenir plus grande et meilleure doit disposer d'un contrôle comptable solide.
