Que sont les livres d'entrée originale?
Les livres des écritures originales, également appelé premier livre d'entrée, est l'endroit où toutes les écritures de journal sont enregistrées et conservées avec toutes les pièces justificatives et les détails des transactions, ce qui fournit l'existence et l'exactitude de la transaction financière enregistrée avant qu'elle recodés ou transférés dans les registres individuels.
Explication
Les enregistrements originaux signifient l'entrée de journal initiale de la transaction conservée avec les pièces justificatives et les détails concernant la transaction. Il conserve des enregistrements de tous les types de transactions comme les bons de dépenses, les factures, les transactions en espèces, les transactions bancaires, etc. régir le type de transactions.
Exemple de livres d'entrée originale
Comme les différents types, il pourrait y avoir plusieurs exemples pour le même. Certains des exemples pourraient être:
- Journaux de caisse: Les livres d'entrée originale où tous les types de paiements et de reçus effectués au moyen de la trésorerie sont enregistrés et conservés. Pour la période de saisie d'un enregistrement, chaque transaction qui implique le mouvement d'entrée ou de sortie de la trésorerie de l'organisation est enregistrée dans les journaux de caisse avec tous les justificatifs ou preuves.
- Journaux bancaires: comme les journaux de caisse, les journaux bancaires sont également gérés pour la période, qui contient toutes les transactions impliquant le mouvement des montants des comptes bancaires de l'organisation.
- Journaux de vente: les journaux de vente sont les livres dans lesquels les entrées originales de chaque transaction sont directement liées au chiffre d'affaires des ventes de l'organisation.
- Journaux d'achat: Les journaux d'achat sont les livres dans lesquels les écritures d'origine de la transaction sont liées aux achats.
Types de livres d'entrée originale
En général, il est de deux types, présentés comme suit:
# 1 - Journaux spéciaux
Les journaux spéciaux sont les livres spéciaux d'entrée originale où des journaux séparés sont préparés pour différentes natures de transactions. Une fois que toutes les transactions sont enregistrées dans les livres séparés, ces transactions ou, disons, les soldes sont transférées dans leurs livres individuels et séparés. Des exemples de tels journaux sont -
- Journal des ventes: utilisé pour enregistrer la transaction pour les factures de vente lorsque les marchandises ont été vendues à crédit.
- Journal des achats: utilisé pour enregistrer les transactions d'achats pour l'organisation lorsque les marchandises ont été achetées auprès des fournisseurs sur une base de crédit.
- Journal de caisse ou livre de caisse: Utilisé pour enregistrer le paiement ou le reçu effectué en espèces.
- Journal des retours de ventes et des retours d'achat : Utilisé pour enregistrer les données de retour de vente et d'achat retourné. Etc.
# 2 - Journal général
Les journaux généraux sont les journaux qui sont utilisés pour enregistrer les transactions qui ne sont enregistrées dans aucun journal spécial ou des termes plus simples; on pourrait dire qu'il s'agit des livres d'entrée pour les transactions qui ne sont pas admissibles à des livres d'entrée spéciaux ou spécifiques.
Composants
Étant donné que les livres d'entrée d'origine stockent les transactions, ainsi que les détails des transactions, certains composants spécifiés doivent obligatoirement être mentionnés pour enregistrer une transaction dans les livres. Ces composants sont les suivants:
- Date de la transaction: Avant d'enregistrer une transaction dans le journal, il est obligatoire de mentionner la date à laquelle la même transaction a lieu ou est enregistrée dans les livres de comptes. Dans le cas où le journal est tenu par date, il est recommandé de saisir la transaction dans la fonction de date appropriée.
- Partie concernée et détails de la transaction: dans le cas où les transactions sont enregistrées dans le journal spécial, la transaction doit mentionner la partie auprès de laquelle la transaction de crédit a été placée, c'est-à-dire le fournisseur en cas de transaction d'achat mais au cas où la transaction est enregistrée en le journal général de la transaction doit mentionner les détails des parties concernées.
- Narration: La narration avec la transaction fournit les détails de la transaction et explique la raison de la transaction ou la nature de la transaction est une forme courte.
- Fournir la référence au document original: il doit fournir la référence au document original sur la base duquel la transaction a été enregistrée, c'est-à-dire le numéro de facture en cas d'achat, etc.
- Détails monétaires: l'entrée doit mentionner le montant monétaire impliqué dans la transaction.
- Fournir le compte du grand livre: il doit mentionner le compte du grand livre pertinent dans lequel la même transaction serait enregistrée après l'enregistrement complet réussi dans les livres d'origine.
Avantages
- Avec la tenue de registres dans les livres d'entrée d'origine, les transactions quotidiennes sont enregistrées dans les livres, et cela réduit les risques d'omission de toute transaction.
- Étant donné que les livres conservent tous les détails de la transaction, ainsi qu'un résumé de la transaction dans les narrations, toute erreur dans la transaction pourrait être facilement identifiée lors de l'affranchissement dans le compte des grands livres individuels.
- Les transactions sont enregistrées par ordre chronologique, il est donc devenu relativement plus facile de les catégoriser et de les transférer dans les grands livres pertinents.
Désavantages
- Les journaux sont volumineux et ont beaucoup de volumes qui rendent la manipulation des données très difficile.
- Il n'est pas facile de trouver une transaction particulière à moins que la personne ne connaisse la date de la transaction.
- La post-enregistrement de toutes les transactions dans le grand livre individuel prend beaucoup de temps.
Conclusion
Les livres d'entrée originale aident l'organisation à enregistrer les transactions quotidiennement avec tout le support et les détails. Cela aide à maintenir les transactions dans l'ordre de préforme et la disposition de celles-ci dans l'ordre chronologique permet de conserver les données, et l'erreur ou l'omission de la transaction est réduite. Il aide toujours à suivre le flux des données des états financiers vers les principaux livres de comptes.
