Qu'est-ce que BookKeeping?
La tenue de livres est l'enregistrement quotidien des transactions financières de l'entreprise telles que les achats, les ventes, les reçus et les paiements et constitue une première partie du processus comptable. Il peut être préparé de deux manières - système à entrée unique et système à double entrée, cependant, le système à double entrée est populaire et reconnu dans la plupart des pays.
Composantes de la comptabilité en comptabilité
# 1 - Méthode de la trésorerie ou de la comptabilité d'exercice
Dans la base de caisse de l'apiculture, les revenus et les dépenses ne sont enregistrés que lorsque l'argent est reçu et les dépenses sont payées par la banque, respectivement. La méthode de la comptabilité de caisse ne tient pas compte du concept d'appariement et de périodicité, qui dit que les dépenses d'une période doivent être comptabilisées dans la même période. La méthode de la comptabilité d'exercice, en revanche, prend en compte les revenus et les dépenses dès leur échéance. Cela signifie qu'une fois que le revenu est gagné, il est reconnu dans les livres comme une créance, et une fois que nous avons facturé les dépenses, nous le reconnaissons dans les livres. La méthode de la comptabilité d'exercice est largement utilisée pour la comptabilité dans le monde entier.
# 2 - Plan comptable
Le plan comptable est une feuille de calcul détaillée qui contient des lignes directrices et un cadre indiquant quel type de dépense doit être affecté à quel compte du grand livre. Il aide un comptable à trouver le bon code de dépense lors de la publication d'une entrée de journal. Le plan comptable est tenu à jour et revu périodiquement pour inclure tout changement dans l'organisation.
# 3 - Journaux
Les écritures de journal enregistrent l'impact financier de toute transaction d'une entité commerciale, et c'est la première étape de l'enregistrement de toute transaction. Avant de comptabiliser une écriture de journal, nous devons comprendre les règles d'or et le fait que chaque transaction commerciale est enregistrée dans deux comptes différents, un débit et un crédit. Les journaux sont publiés sur la base de règles qui suivent -
- Pour les comptes réels: Débitez ce qui entre en crédit.
- Pour les comptes personnels: débiter le bénéficiaire Créditer le donateur.
- Pour les comptes nominaux: débiter toutes les dépenses et pertes et créditer tous les revenus et gains.
- Comptes réels: Les comptes réels sont les comptes du bilan dont les actifs (trésorerie, mobilier, bâtiment, etc.) et les passifs (créditeurs, effets à payer, etc.).
- Comptes personnels: Tous les comptes liés aux particuliers, aux entreprises, aux entreprises, etc. relèvent des comptes personnels. Il comprend les débiteurs, les créanciers, les banques, les encours et les encours, etc.
- Comptes nominaux: Les comptes liés aux gains, pertes, dépenses ou revenus relèvent des comptes nominaux. Par exemple. - Achat, ventes, factures payées, intérêts reçus, frais bancaires, etc.
# 4 - Grands livres
Un grand livre est les principaux livres de comptes qui montrent les opérations de débit et de crédit liées à un compte pour une période donnée dans un format récapitulatif. Il montre également le solde d'ouverture et les soldes de clôture de ce compte après prise en compte de toutes les opérations de débit et de crédit pour une période donnée. Une fois la période financière terminée, le solde du grand livre est transféré à la balance de vérification, qui est utilisée pour préparer d'autres états financiers.
# 5 - Livres du jour
Les journaux quotidiens sont utilisés pour enregistrer la transaction de crédit séparément. Un journal des ventes enregistre toutes les ventes à crédit, et de la même manière, le journal des achats enregistre toutes les ventes à crédit. Les livres de retour d'achat et de retour de vente sont également préparés pour garder une trace de tous les retours d'achat et de vente à crédit.
# 6 - Livre de caisse
Le livre de caisse est également l'un des principaux livres de comptes tenus par presque toutes les entreprises et personnes. Le livre de caisse indique le solde d'ouverture, c'est-à-dire l'encaisse disponible au début de la période financière, toutes les transactions liées à la trésorerie / à la banque concernant la trésorerie / la banque au cours de l'exercice et le solde de clôture, qui est l'encaisse disponible après la fin de l'exercice .
# 7 - États financiers
Une fois que les journaux sont validés, les grands livres, les journaux quotidiens et le livre de caisse sont préparés, ces soldes sont transférés à la balance de vérification qui est un résumé de tous les comptes montrant leurs soldes nets. La balance de vérification est également utilisée pour préparer un compte de profits et pertes et un bilan. Profit & Loss montre le résultat net de savoir si l'entreprise a réalisé un profit ou non. Le bilan est l'état récapitulatif de tous les actifs et passifs.
Avantage
- Processus simplifié et étapes faciles pour l'enregistrement des transactions;
- Facilite l'utilisation et la comparaison des états financiers.
- Les principaux livres et données d'entrée dans le système de comptabilité sont utilisés par la direction supérieure pour la prise de décision et l'analyse critique.
- Ce système fournit tous les détails de la paie et les retenues effectuées.
- Le suivi des dépenses et du budget est plus facile dans un système de comptabilité solide.
- Extraction plus facile des données pour les audits.
Désavantages
- Un comptable distinct est nécessaire, ce qui coûte du temps et de l'argent.
- Si des données erronées alimentent les livres de comptes principaux, cela entraîne une erreur dans la préparation de la balance de vérification et des comptes définitifs.
Points à noter sur les changements
De nos jours, avec le développement du système comptable, il est facile et rapide de préparer les livres de comptes car tous les départements sont interconnectés via des systèmes ERP - Enterprise Resource Planning. Le défi vient principalement lors de la saisie des impôts. Les logiciels sont conçus pour prendre des taux pré-saisis pour les impôts indirects et les impôts déduits à la source. Chaque année, les autorités fiscales modifient certains taux, ou incluent ou excluent certains éléments d'une exonération. Le comptable doit s'assurer que les ordinateurs sont mis à jour avec tous ces changements récents.Conclusion
La tenue de livres est la première étape et une partie essentielle du processus comptable de toute organisation. Lorsqu'il est mis en œuvre avec soin, un système solide aidera à préparer avec précision les états financiers à temps, ce qui conduira à des déclarations de revenus en temps opportun et à une facilitation sans heurts des audits. En outre, les données extraites des écritures comptables aident à créer des rapports complexes, ce qui aide la direction à prendre des décisions. Il aide également à gérer les créanciers et les débiteurs et à mettre à jour les soldes du grand livre de tous les comptes.Nous pouvons donc conclure qu'un système solide permet à une entreprise de fonctionner correctement et aide à toutes sortes de données d'entrée pour une analyse plus approfondie.
