Qu'est-ce qu'un registre des ventes?
Le grand livre des ventes est une écriture comptable qui enregistre toute vente dans le livre des registres, même si le paiement est reçu ou pas encore reçu. Ils enregistrent non seulement les ventes, mais également les retours sur ventes, ce qui est une entrée négative puisque le produit vendu est retourné. Le format typique du grand livre des ventes contient des informations comme la date de vente, le numéro de facture, le montant de la vente, les produits vendus, le nom du client, les informations fiscales, les frais de transport, etc. Le grand livre enregistre le montant cumulé, qui est systématiquement résumé dans le grand livre des ventes; il est enregistré dans le compte de vente. Il enregistre les ventes et les liquidités au fur et à mesure de leur réception et le montant dû à l'entreprise.
Exemple de format du grand livre des ventes
Prenons un exemple.
Ryan's Inc. s'occupe de produits de cuisine industriels et ne fabrique qu'un seul produit. Un registre des ventes de Ryan's inc est inscrit dans la grille ci-dessous. Il montre les ventes effectuées entre janvier et juin. Et les paiements reçus et en attente. Fin juin, toutes les factures sauf deux (mises en évidence) ont été réglées. Un format de grand livre des ventes pour ces transactions est présenté ci-dessous:
Le format du grand livre des ventes indique la date à laquelle la vente a été effectuée, ainsi que le montant réel de la vente et les informations de TVA le concernant. Il montre également le montant brut, qui doit être payé par le client. La dernière colonne indique la date de réception du paiement du client pour les produits vendus. Le grand livre des ventes de l'exemple ci-dessus montre le montant réel de la vente, qui est de 20445 $. Il montre également le montant payé par les clients pour les produits vendus, soit 16 215 $. Le montant restant de 4 230 $ est toujours en attente de paiement par le client.
De cette façon, il devient facile pour une entreprise de garder une trace de toutes ses ventes et comptes débiteurs dus à l'entreprise. Ce grand livre permet à l'entreprise d'enregistrer la vente de ses produits avec les informations de l'acheteur et le montant dû. Il vise à fournir des informations détaillées sur la vente et toute information concernant les retours sur ventes, les remises et les informations de paiement.
Avantages du registre des ventes
Certains des avantages sont les suivants.
- Ils aident les entreprises à conserver des informations détaillées sur les ventes réalisées.
- Cela aide à revenir en arrière en cas de problème futur, comme le retour des ventes, etc.
- Ils aident à garder le grand livre précis, puisque toutes les informations détaillées sont enregistrées dans le registre des ventes.
- Facilite les entreprises à garder une trace de tous les paiements reçus et des paiements qui ne sont pas encore reçus pour la vente effectuée;
- C'est la source d'or du montant des ventes enregistré dans le compte de résultat.
- En cas d'incohérence dans le compte de vente, ils peuvent être utilisés pour rechercher et comprendre ce qui a entraîné l'inadéquation.
- Les auditeurs peuvent approfondir ce registre et vérifier si les ventes déclarées par l'entreprise sont légitimes.
Désavantages
Certains des inconvénients sont les suivants.
- Il faut des efforts, des connaissances et des compétences pour le maintenir.
- Il enregistre une transaction avant même que le paiement ne soit reçu; par conséquent, un paiement en attente est suivi jusqu'à ce que le client effectue le paiement.
- Le compte de vente contient des informations cumulatives sur le grand livre des ventes et peut donc ne pas valoir la peine à moins que quelque chose ne tourne mal.
Les points importants
- Son montant peut être comptabilisé dans le compte de vente aussi souvent que chaque jour ou peut-être enregistré une fois par mois (clôture de fin de mois).
- Le grand livre général ne contient pas d'informations détaillées sur le compte de vente car il contiendra beaucoup d'informations pour le grand livre général concernant un compte. Au lieu de cela, ils auront tous les petits détails concernant les informations de vente.
- Au départ, ils étaient maintenus manuellement, mais avec les progrès technologiques, c'est un terme décalé. Bien qu'un utilisateur puisse rechercher une vente particulière à l'aide des informations de vente telles que le numéro ou le montant de la facture ou la date de vente, il accède au grand livre des ventes.
- Il s'agit d'un fournisseur d'informations pertinent lorsque des informations détaillées concernant une transaction particulière sont requises.
- Les auditeurs ont tendance à jeter un œil dans le grand livre des ventes en examinant des factures de vente aléatoires pour enquêter sur les chiffres de vente déclarés par l'entreprise.
Conclusion
- Il contient toutes les informations relatives à toute vente effectuée, quel que soit le statut du paiement.
- Ils enregistrent également des informations concernant les retours sur ventes; toute vente qui a été retournée par le client pour quelque raison que ce soit doit être enregistrée dans le registre des ventes.
- Un compte de vente dans le grand livre a une valeur cumulative ou des informations concernant le grand livre des ventes réel.
- En regardant ce grand livre, des informations détaillées sur les revenus peuvent être obtenues.
- Il contient des informations essentielles comme la date de la vente, le numéro de facture, le nom du client, le montant de la vente, pour n'en nommer que quelques-uns.
- Ils enregistrent les ventes, les enregistrements de ventes, les paiements et les remises.
