Structure de répartition du travail Excel
Une structure de répartition du travail (WBS) dans Excel est utilisée pour représenter visuellement l'ordre des différentes tâches et activités du projet, le calendrier des ressources lors de la planification du projet. Cela nous permet de diviser ou de diviser le projet en parties plus faciles à gérer en classant les tâches du projet dans une hiérarchie d'événements qui sont ensuite divisés en une série de tâches qui ne dépendent d'aucune autre tâche pour l'achèvement. En outre, il est utilisé pour allouer l'équipement, les coûts, les matériaux, la main-d'œuvre et la durée correspondant à l'achèvement de chaque tâche.
Comment créer une structure de répartition du travail dans Excel?
Exemple 1
Il existe des modèles disponibles pour les modèles de répartition du travail dans Excel. Avec ces modèles, nous pouvons créer deux types de structure de répartition du travail:
Structure arborescente
Cette structure se présente comme suit:
Vue tabulaire
Cela ressemble à ci-dessous:
Étape 1: Collecte des entrées
Avant la création de WBS, plusieurs entrées sont nécessaires. Les entrées de WBS se composent de:
- Énoncé de la portée du projet: il s'agit d'une description détaillée des tâches et des livrables du projet
- Énoncé des exigences: il s'agit d'une description détaillée du résultat qui serait livré
- Actifs du processus organisationnel: cela comprend les politiques, les directives, les modèles, les procédures et les plans de l'organisation
- Plan de gestion de la portée du projet: il s'agit d'un document qui aide à comprendre comment les modifications de la portée du projet peuvent être traitées
Étape 2: Rassembler l'équipe et les parties prenantes
Cette étape consiste à identifier qui peut aider à créer le WBS. Cela nécessite une collaboration avec les membres de l'équipe. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent aider à noter toutes les tâches pour l'achèvement du projet.
Étape 3: Déterminer la représentation et l'approche de l'OTP
La représentation peut être une vue tabulaire ou une structure arborescente comme décrit ci-dessus. Par exemple, pour un projet particulier, les deux vues de WBS sont les suivantes:
Étape 4: Définition des principaux livrables et niveaux
Cela comprend la décomposition des principaux livrables en composants et niveaux supplémentaires. Il y a trois niveaux dans un WBS. Le premier est le projet complet, le second comprend tous les livrables nécessaires à l'achèvement du projet, et le troisième comprend la division ou la ventilation des livrables en parties plus petites comme des lots de travaux. Les lots de travaux ont une règle qui leur est associée, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas être terminés en moins de 8 ou plus de 80 heures. Cette règle 8/80 est appliquée uniquement aux lots de travail car ce sont les éléments qui sont affectés au membre de l'équipe avec une date limite attribuée.
Étape 5: règle des 100%
Cette règle stipule que chaque niveau de ventilation dans la WBS doit avoir tous les éléments livrables qui représentent 100% de son livrable parent. Cette règle est essentielle pour éviter les doublons. Pour cela, il est nécessaire de s'assurer que la somme de tous les livrables de WBS représente 100% du projet complet. 100% doivent être appliqués à tous les sous-niveaux pour des résultats optimaux.
Étape 6: Schéma de numérotation
Après avoir défini les composants WBS, chaque composant doit se voir attribuer un numéro qui peut être appelé ID WBS. Ceci représente l'emplacement dans la structure WBS où chaque niveau de WBS est placé. Au premier niveau, le premier numéro ou ID doit être 1, et les composants suivants numérotés par la suite de manière séquentielle. Par exemple, 1.1 serait attribué pour le premier élément de sous-niveau, 1.1.1 pour d'autres éléments de sous-niveau. 1.2 serait attribué à un autre sous-élément de premier niveau.
Étape 7: Dictionnaire WBS
Ceci est un document qui décrit tous les éléments de WBS.
Donc, après toutes ces étapes, un modèle WBS aimerait ci-dessous:
Les descriptions de tâches peuvent être mises en retrait manuellement à l'aide des boutons «Indentation» de l'onglet «Accueil» ou à l'aide du formatage conditionnel. En outre, une autre approche pourrait consister à créer une liste dans laquelle le schéma de numérotation fait également partie de la description de la tâche afin qu'aucune indentation supplémentaire ne soit nécessaire.
Exemple # 2
Lors de la décomposition du projet, nous configurons maintenant Excel pour accéder ou recevoir les données. Voyons maintenant ci-dessous comment nous pouvons créer un tel modèle dans Excel:
Étape 1: Créez les colonnes ci-dessous en haut:
- ID de tâche
- Description de la tâche
- Prédécesseur
- Propriétaire
- Rôle
- % Achèvement
- Date de début
- Date de fin
- Livrer à
Étape 2: Après la création de ces colonnes, les cellules doivent être formatées. Tout d'abord, nous formaterons l'ID de tâche de la cellule. Pour le mettre en forme, nous mettons d'abord en surbrillance la colonne désignée pour les numéros d'ID de tâche en cliquant sur la lettre en haut de la colonne. Faites un clic droit sur la colonne sélectionnée, puis sélectionnez «Formater les cellules» -> «Nombre» et définissez les décimales sur 1. Ensuite, nous formaterons la colonne: Prédécesseur, qui suivra les dépendances des tâches. Ceci doit être configuré de la même manière que «ID de tâche». «Date de début» et «Date de fin» doivent être configurées pour accepter les dates saisies.
Étape 3: saisissez les données.
Étape 4: Ensuite, nous pouvons utiliser la mise en forme conditionnelle pour diverses tâches, par exemple, disons que nous souhaitons mettre en évidence les tâches associées à un livrable particulier, ou assignées à un membre particulier, ou des tâches qui doivent être effectuées dans une période donnée
Étape 5: Nous pouvons également voir la fonction «barre de données» pour représenter une colonne comme «% d'achèvement graphiquement». Cette fonctionnalité est accessible dans la liste déroulante «Mise en forme conditionnelle».
Choses dont il faut se rappeler
- Pour créer un WBS efficace, les noms doivent être utilisés plutôt que les verbes pour garder le focus sur les livrables.
- Une hiérarchie ou une arborescence doit être utilisée pour illustrer la relation entre les livrables pour la portée du projet.
- Lors de l'exploration des niveaux de WBS, la règle des 100% doit être suivie.
- WBS devrait être construit en collaboration avec tous les membres.
- Le niveau supérieur de WBS représente le projet final.
- La durée de chaque tâche ne doit pas dépasser 10 jours.
- Chaque tâche doit être unique et il ne doit y avoir aucun doublon.
- Cela peut aider à l'estimation détaillée des coûts.
