Qu'est-ce que le système comptable?
Le système comptable est un système mis en œuvre par les entreprises pour enregistrer les informations financières, y compris les revenus, les dépenses et autres transactions comptables, et agit comme un outil important qui surveille et suit les performances de l'entreprise et assure le bon fonctionnement de l'entreprise.
Fonctionnalités
Voici les caractéristiques qu'un système comptable devrait avoir.
# 1 - Fiabilité
Les informations produites doivent être fiables. C'est une caractéristique essentielle. Si les données saisies dans ce système ne sont pas authentiques, les résultats ne sont pas non plus fiables. Il ne sera donc pas possible de faire une estimation correcte des perspectives de l'entreprise si elle n'est pas fiable.
# 2 - Facile à comprendre
Il ne devrait pas impliquer de formules compliquées et devrait être facile à utiliser. S'il est complexe, le comptable qui s'en chargera peut être confus et faire des erreurs. Il devrait être simple de comprendre où se situe exactement une transaction et quel effet la transaction aura-t-elle sur les états financiers.
# 3 - Comparabilité
Les états financiers produits par un système comptable doivent être similaires à ceux produits par d'autres systèmes comptables, ce qui donne une "comparaison pomme à pomme". Les méthodologies de calcul doivent être conformes aux normes de l'industrie afin que les masses puissent comprendre les états financiers.
# 4 - Dernier logiciel
Ce système doit être capable de se développer automatiquement avec le monde financier toujours plus grand. Donc, le dernier logiciel mis à jour automatiquement doit être utilisé. Tout est automatisé dans le monde d'aujourd'hui, donc ce système devrait pouvoir s'y adapter.
# 5 - Facile à utiliser
Les systèmes comptables doivent être faciles à utiliser; il ne devrait pas être nécessaire qu'un employé ait besoin de suivre une formation rigoureuse pour comprendre le système. Une fois qu'il est facilement compris par tous, alors seul tout le monde peut apporter des idées pour une mise à niveau. Les graphiques et les déclarations doivent être faciles à générer.
Types de système comptable
Ils sont de deux types -
# 1 - Entrée simple
Il s'agit d'une manière informelle de tenir un registre des transactions financières. Ici, des comptes séparés ne sont pas ouverts. Seuls les frais et revenus au fur et à mesure sont enregistrés. Il n'est donc pas possible de préparer des graphiques et autres états financiers à partir du système à entrée unique. L'entrée unique est principalement gérée par les petites entreprises car elles n'ont pas l'expertise pour suivre les derniers systèmes et ne sont pas acceptées par les autorités pour la déclaration fiscale.
# 2 - Double entrée
Double Entry est précis et est utilisé par toutes les grandes organisations du monde entier. Ici, les transactions sont regroupées dans des comptes séparés, et chaque transaction a deux jambes qui affectent différents comptes. Il est donc facile de trouver des erreurs car chaque transaction a deux volets, il se peut donc que l'autre patte soit correcte et que l'auditeur obtienne un déclencheur à partir de là.
Comment ça marche?
Étape 1: Chaque fois qu'une transaction se produit, telle que des ventes, des achats, des dépenses ou tout type de transaction, cette transaction est enregistrée dans des journaux appropriés. C'est donc la première entrée que vous faites dans ce système.
Étape 2: Comme tous les systèmes comptables sont désormais informatisés, chaque fois que vous enregistrez un journal, l'entrée respective dans le grand livre du compte correct est effectuée.
Étape 3: À la fin de la période, il calcule le solde de chaque grand livre et prépare des états financiers comme le bilan, les flux de trésorerie, etc. en conséquence.
Exemples de système comptable
Chaque entreprise dispose de différents types de systèmes dédiés à sa mission.
Exemple # 1 - Commerce de détail
Les détaillants sont engagés dans l'achat et la vente de produits. Leur système comptable devrait donc être concentré sur le niveau des stocks et sur le montant de la remise qu'ils obtiennent ou accordent. Ainsi, l'ensemble du système devrait être basé sur différents produits et sur le montant à payer ou à recevoir. Cela devrait les aider avec des ratios tels que la marge bénéficiaire brute, la marge bénéficiaire nette et d'autres mesures dont ils ont besoin dans leur fonctionnement.
Exemple # 2 - Entrepreneur
Le facteur le plus crucial dans la construction est le coût des matériaux. Ce système devrait donc être plus élaboré sur différents types d'intrants de matières premières. Le système devrait être capable de lancer différents ratios, ce qui montre le mouvement des coûts.
Composants
Le système comptable comprend quatre éléments. Les composants sont des étapes qui aident une transaction de l'enregistrement à la livraison finale.
# 1 - Périphériques d'entrée
Ce sont des outils qui aident à enregistrer la transaction dans ce système. Les principaux périphériques d'entrée sont les claviers, les enregistreurs d'assistants vocaux, les codes à barres, les scanners, etc. Ainsi, avec l'aide des périphériques mentionnés ci-dessus, nous saisissons une transaction dans le système.
# 2 - Processeur
Après avoir inséré les informations, le système récupère les données et les dirige vers le grand livre, le journal ou d'autres graphiques appropriés, selon les besoins. Cette activité est appelée traitement de l'information.
# 3 - Stockage
Une fois que les données sont dirigées vers un grand livre particulier, ce système doit y stocker les données. Le système nécessitera donc l'aide d'installations de stockage pour effectuer cette tâche.
# 4 - Sortie
Une fois les informations triées et les déclarations finales préparées, ce système nécessitera des dispositifs qui aideront à la sortie des informations. Donc, ce processus est effectué à l'aide d'un moniteur, d'une imprimante, d'un projecteur ou d'autres appareils.
Avantages
- La tenue systématique de registres des transactions financières aide à la préparation de graphiques et d'autres résultats utiles pour prendre des décisions économiques.
- Il aide à identifier les fraudes et omissions comptables.
- Les états financiers produits aident à des fins fiscales et à un autre objectif de vérification.
Conclusion
Le système comptable permet d'enregistrer systématiquement les transactions financières. Cela est nécessaire pour la préparation des états financiers, qui sont utilisés par les autorités à des fins fiscales et les investisseurs pour prendre des décisions éclairées. Les rapports et les graphiques sont facilement calculés à l'aide d'un système approprié.
