Qu'est-ce que la procédure comptable?
La procédure comptable est définie comme le processus de nature normalisée qui remplit une fonction comptable spécifique conçue pour intégrer de meilleures politiques de gestion des risques afin que ces fonctions soient remplies de manière plus productive et efficace. Le service comptable remplit plusieurs fonctions telles que la facturation pour ses clients, la fourniture de factures aux fournisseurs, le rapprochement bancaire, et par conséquent, ces tâches nécessitent normalement des procédures complètes et rationalisées.
Caractéristiques de la procédure comptable
# 1 - Collecte d'informations financières
Cela commence par la collecte des documents financiers. Les informations collectées peuvent être enregistrées et conservées en mode physique ou en mode électrique. Les bandes de la caisse enregistreuse, les factures entrantes, les reçus, les relevés de salaires, les reçus de voyage et les formulaires accompagnés des factures sont des exemples de documents financiers.
# 2 - Rapprochement et vérification des comptes
Une fois connectés au système, les comptables vérifient les informations financières avec les preuves disponibles. Le rapprochement des comptes et les rapports internes et externes sont effectués conformément aux procédures comptables établies. Ces procédures doivent être conçues et construites de manière à enregistrer des informations valides, objectives et exactes. Les procédures doivent être cohérentes et comparables.
Exemples de procédures comptables
Exemple 1
Le meilleur exemple pour décrire le point ci-dessus est celui de l'évaluation des stocks. Une fois qu'il est déterminé que les stocks doivent être enregistrés et évalués selon la méthode de l'inventaire du premier entré, premier sorti, il ne doit pas être remplacé par une autre méthode d'évaluation telle que celle de l'inventaire LIFO ou la méthode de la moyenne pondérée.
Exemple # 2
Un autre exemple pourrait être des procédures de facturation dans lesquelles les factures sont généralement émises aux clients. Cela implique trois grandes tâches, à savoir la collecte des informations pour les factures, la création des factures et leur remise aux clients. Les personnes responsables du processus de facturation peuvent examiner les informations de facturation quotidiennes et vérifier les prix pour traiter la commande. Une fois l'activité d'examen terminée, il peut demander au système d'imprimer les factures par lots et dans lequel ces factures imprimées sont ensuite envoyées à l'adresse de facturation.
Exemple # 3
La détermination de la paie des salariés est un autre exemple. Le responsable de la paie peut collecter les informations suivantes, telles que des feuilles de temps dans lesquelles il peut examiner et approuver les feuilles de temps pour enregistrer les heures passées par les employés à travailler à ladite tâche. Pour les tâches effectuées, le taux de salaire correspondant est appliqué, qui à son tour est utilisé pour déterminer le salaire brut et le salaire net après déductions fiscales.
Exemple # 4
Le calcul de l'amortissement des immobilisations est un autre exemple. Sur la base des exigences de déclaration sur les impôts ou à des fins comptables, l'adoption de la méthode d'amortissement MACRS ou d'amortissement linéaire peut être envisagée pour déterminer la charge d'amortissement de l'actif.
Avantages
- L'informatique aide dans le processus de prise de décision car elle fournit un cadre et une répartition efficace du travail entre les services comptables.
- Différentes procédures comptables nécessitent différents niveaux de spécialisation et de compétences pour enregistrer les informations dans les systèmes comptables.
- Il aide à enregistrer les informations de nature financière et non financière.
- Il garantit que les informations enregistrées peuvent être contre-vérifiées. Il aide à faire des états financiers de nature uniforme et qui pourraient être utilisés pour l'analyse de l'industrie.
- L'application des bonnes procédures comptables garantit une efficacité et un gain de temps en termes d'enregistrement des informations dans le système.
- Il garantit que les registres commerciaux sont conservés par ordre chronologique.
- Il garantit que l'entreprise se conforme à toutes les conformités légales et réglementaires.
Désavantages
- Les comptes tenus et formés conformément aux procédures comptables peuvent être facilement manipulés si les processus ne sont pas révisés conformément aux présentes lignes directrices applicables prescrites conformément aux normes comptables et à la conformité légale.
- Les informations partagées et préparées selon les procédures adoptées peuvent être biaisées en raison d'erreurs humaines et de jugements.
- Le non-respect des principes comptables dans les procédures peut entraîner un enregistrement incorrect des informations.
- Il aide à la division du travail entre les différents départements. Néanmoins, cela entraîne également la création de silos inutiles, ce qui, à son tour, complique le processus de rapprochement des informations financières.
Conclusion
Les procédures comptables sont un ensemble de tâches ou de processus qui aident le service comptable à rationaliser et à exécuter des fonctions comptables utiles. Cela garantit une meilleure gestion des informations avec une transparence accrue et des rapports solides sur les faits. Des procédures comptables correctes et précises aident à la préparation d'états financiers utiles et précis.
