Qu'est-ce que le format des entrées de journal?
Le format d'écriture de journal est le format standard utilisé dans la comptabilité pour conserver un enregistrement de toutes les transactions commerciales de l'entreprise.Il est principalement basé sur le système de comptabilité en partie double de la comptabilité et garantit que le côté débit et le côté crédit sont toujours égaux. Le format standard contient 5 colonnes - 1) Date de transaction 2) Détails de la transaction commerciale 3) Numéro de folio 4) Saisie de débit et 5) Saisie de crédit.
Laissez-nous discuter de chacune des colonnes en détail -
Format standard de l'écriture au journal en comptabilité
Le format de base d'une entrée de journal en comptabilité est indiqué ci-dessous:
| Journal | ||||
| Date | Détails de la transaction commerciale | Folio | Débit | Crédit |
| XX | Début A / C | 0,00 USD | ||
| Crédit A / C | 0,00 USD | |||
| (Brève narration de la transaction) | ||||
Colonne 1: date de transaction
La première colonne du journal comprend la date de la transaction. La date de transaction fait référence à la date réelle à laquelle la transaction a eu lieu et non à la date de déclaration de la transaction.
Colonne 2: Entrée de journal
La deuxième colonne est l'endroit où nous enregistrons la transaction commerciale en passant une entrée de journal. Les écritures de journal font référence à l'enregistrement systématique des événements commerciaux et des transactions qui ont eu lieu à une date donnée en appliquant des règles fondamentales de comptabilité. Au bas de l'entrée de journal, nous publions une brève narration décrivant la transaction.
Par exemple, supposons que le 15 octobre 2019, A Ltd ait acheté des meubles d'une valeur de 1000 USD / - à des fins commerciales. Dans ce cas, nous débiterons le compte mobilier (débiterons ce qui entre) et créditerons le compte bancaire (créditerons ce qui sort) de 1000 USD / -
Le format d'écriture de journal dans Excel pour cette transaction sera le suivant:
Colonne 3: Folio
La troisième colonne est appelée numéro de folio, qui indique le numéro de référence utilisé pour identifier l'écriture particulière dans les comptes du grand livre respectifs. Ce numéro de référence peut également être numérique ou alphanumérique.
Colonne 4: Montant du débit
La quatrième colonne indique le montant du débit du compte respectif dans la transaction.
Par exemple, le 7 février 2019, ABC Inc. a payé un loyer de bureau de 250,00 $ US et une assurance du bâtiment de 400,00 $ US.
Maintenant, étant donné que l'assurance du loyer des bureaux et de l'immeuble est une dépense pour ABC Inc., nous débiterons les deux comptes (Débiter toutes les dépenses et pertes), c'est-à-dire le compte de loyer par le compte de location de 250,00 $ US et le compte d'assurance de 400,00 $ le compte bancaire par les US $ 650,00 (crédit ce qui sort) comme:
Le format Excel pour cette transaction sera le suivant:
Maintenant, à l'aide de la quatrième colonne, nous pouvons clairement distinguer quel compte est affecté par le montant d'argent.
Colonne 5: Montant du crédit
Tout comme la colonne 4, qui montre le montant du débit du compte, la colonne 5 représente le montant du crédit du compte respectif.
Poursuivant l'exemple ci-dessus, le paiement du loyer et des dépenses d'assurance montre une sortie d'argent de l'entreprise. Ainsi, nous avons crédité le compte bancaire d'un total de 650,00 $ US
Exemples
Disons que le 15 octobre 2019, ABC Inc. a vendu 200 unités @ 10 $ US / unité à M. John à crédit.
Pour enregistrer la transaction, nous entrerons la date de la transaction, qui est le 15 octobre 2019, dans la première colonne.
Dans la deuxième colonne, nous passerons l'écriture comptable de la transaction, c'est-à-dire que nous créditerons le compte de vente (créditons tous les revenus et gains), et comme M. John a reçu les marchandises à crédit et va effectuer le paiement en A l'avenir, il est débiteur d'ABC Inc. Par la règle d'un compte personnel, nous débiterons son compte du montant de la valeur de vente (Débit du séquestre).
Le format d'écriture de journal dans Excel pour cette transaction sera le suivant:
Points essentiels à noter sur le format des entrées de journal
- L'écriture de journal doit être enregistrée avec la date de transaction uniquement.
- Tenez compte du principe comptable fondamental pour identifier les comptes du grand livre concernés par l'opération commerciale.
- Une fois que vous avez identifié les comptes du grand livre pertinents pour enregistrer l'écriture de journal, faites attention aux 3 règles d'or de la comptabilité pour déterminer quel compte du grand livre doit débiter et lequel créditer.
- Assurez-vous que le total du montant de la dette et du montant du crédit est toujours égal pour chaque transaction.
- Le montant de la transaction doit être mentionné dans la devise de reporting. La monnaie de déclaration fait référence à la monnaie nationale du pays où se trouve le siège social de la société. Si l'entreprise exerce ses activités dans plusieurs pays, les transactions effectuées en devises étrangères doivent d'abord être converties en devise de reporting, puis enregistrées dans le Journal.
