Comptabilité de la paie (signification, exemples) - Entrées de journal

Qu'est-ce que la comptabilité de paie?

La comptabilité de paie est une fonction comptable au sein de l'organisation qui se penche sur la gestion, l'enregistrement, la détermination et l'analyse de la rémunération des employés. Ils travaillent au calcul des impôts et des avantages avec le salaire versé aux employés.

Explication

La fonction comptable examine le rapprochement des avantages sociaux tels que les régimes de retraite et les gratifications. Il détermine les impôts dus par chaque salarié correspondant aux salaires dus par l'organisation. Il détermine également le montant qui serait déduit sur les salaires à payer.

Ces déductions sont toujours conformes aux lois légales applicables. Les déductions en vertu des lois américaines sont les retenues fédérales, le FICA, les retenues d'État, les frais d'assurance maladie des employés, 401K, les impôts sur les personnes handicapées de l'État.

Exemples de comptabilité de paie

Prenons l'exemple d'une entreprise qui doit payer 1 000 $ à l'employé. Les impôts sur le revenu fédéraux applicables s'élèvent à 100 $, les impôts sur le revenu de l'État à 150 $ et le FICA est payable à 50 $. Aidez le responsable de la paie à préparer les écritures de journal et à enregistrer la transaction.

Réponse

Ici, 1 000 $ seraient enregistrés en tant que salaires bruts dans le compte de dépenses du compte de résultat, et par conséquent, ils seraient indiqués comme crédit. Comme acte d'équilibrage, enregistrez le compte de passif FICA, les impôts sur le revenu de l'État, les impôts fédéraux sur le revenu et les salaires à payer du bilan comme débit.

À noter que chaque fois qu'il y a augmentation d'un compte de passif, il est crédité, tandis que chaque fois qu'il y a augmentation du compte de dépenses, il est débité. Ce qui suit serait l'entrée de journal, comme indiqué ci-dessous: -

Types de comptabilité de paie

Il existe trois types de base. Ceux-ci comprennent les salaires accumulés, les paiements manuels et les enregistrements initiaux.

# 1 - Enregistrements initiaux

• Les enregistrements initiaux peuvent être qualifiés de transactions principales effectuées dans la comptabilité de la paie. Le responsable de la paie enregistre le salaire brut gagné par l'employé et ses retenues correspondantes.
• Les enregistrements initiaux comprennent également et tiennent compte des impôts sur l'emploi.
• Les impôts sur l'emploi sont généralement classés comme des impôts fédéraux sur le revenu.

# 2 - Salaires accumulés

• Les salaires accumulés sont les salaires que l'entreprise doit aux employés correspondant au service qu'ils ont payé et qui n'ont pas encore été payés.

# 3 - Paiements manuels

• Les paiements manuels sont classés comme les paiements effectués lorsque les employés mettent fin à leurs services à l'entreprise et les responsables de la paie mettent à jour cette ligne spécifique pour enregistrer les cotisations compensées des employés.

Écritures au journal de la comptabilité de paie

Dans le cadre de la comptabilité de paie, le responsable de la paie effectue des écritures sous les charges, les passifs et les actifs. Les comptes d'actif et de dépenses sont classés comme des débits lorsqu'ils augmentent et comme des crédits lorsqu'ils diminuent. Les comptes de passif, d'actions et de revenus sont classés comme crédits lorsqu'il augmente et débits lorsqu'il y a une baisse de leur valeur. Les étapes suivantes seraient exécutées, comme indiqué ci-dessous: -

• Le responsable de la paie enregistre les transactions dans le grand livre de paie. Celles-ci seraient classées comme dépenses salariales.
• Comme ceux-ci sont payés aux employés, cela augmenterait le montant des dépenses. Par conséquent, dans le journal, il serait indiqué comme débit. Par conséquent, il pourrait être correct de dire que les salaires, traitements et charges sociales applicables sont débités.
• Étant donné que ces montants sont comptabilisés dans le compte de dépenses mais n'ont pas encore été payés dans la section du passif, cela augmenterait le compte du passif.
• Cela se traduirait par le crédit des impôts et salaires FICA à payer au bilan des passifs courants.
• Une fois que les paiements de paie sont versés aux employés, le compte de caisse, qui est un compte d'actif et de passif, c'est-à-dire le salaire à payer, diminuera. Cela se traduirait par un crédit dans un compte de caisse et un débit dans le compte de passif.
• Une entrée de journal de base serait la suivante: -

Importance

• Chaque grande organisation se compose d'un grand nombre d'employés.
• Dans de telles organisations, il joue un rôle critique et vital.
• Cette fonction remplit des fonctions administratives qui garantissent que les employés reçoivent leurs cotisations à temps et que l'organisation se conforme aux lois légales et fiscales.
• En assurant une gestion financière correcte et transparente, cette fonction garantit que les employés reçoivent leurs cotisations correctes à temps.
• Cette fonction surveille les dépenses de paie et veille à ce que l'organisation ne gaspille pas trop de ses ressources financières.
• Toutes les organisations sont tenues de payer des impôts au service des recettes internes sur les salaires payés. Par conséquent, cette fonction effectue les actions nécessaires pour calculer la taxe correcte et en faire rapport au service des recettes internes.

Avantages

• La comptabilité de paie fait gagner beaucoup de temps à une organisation.
• Il fournit un cadre sur les calculs des cotisations correctes pour les employés.
• Le système de paie interne assure un meilleur contrôle et une meilleure conformité des données des employés.
• Les fonctions garantissent que les ressources financières sont utilisées efficacement et l'organisation dispose de liquidités une fois que toutes les exigences légales sont remplies.
• Il s'assure que les organisations respectent leurs délais de déclaration de revenus.

Désavantages

• La gestion du travail de paie peut s'avérer être une tâche ardue si elle est effectuée à l'aide de systèmes manuels et sans logiciel.
• Un service de paie interne pourrait lui-même se transformer en une fonction de coût supplémentaire pour l'entreprise.
• Il y a toujours un éventail d'erreurs humaines et de fraudes, qui à leur tour peuvent affecter les employés de l'entreprise.
• Par exemple, le service de la paie peut cesser d'afficher un solde de fin surévalué ou sous-estimé du solde de la caisse de prévoyance de tous les employés en raison d'erreurs comptables mineures.
• De même, le service de la paie peut finir par retenir plus de paiements de l'employé que ce qu'il aurait dû retenir.
• Parfois, le décaissement des salaires peut être retardé en raison de la maintenance du système des services de paie.

Conclusion

La comptabilité salariale est une fonction essentielle pour la croissance ainsi que pour les grandes entreprises. Ils aident et gèrent les salaires, traitements, primes et commissions payables aux employés de l'entreprise. Le service travaille et détermine le nombre de retenues qui doivent être retenues sur le salaire payable conformément aux lois et lois du travail applicables.

Le ministère dispose de trois types de base d'écritures comptables sur la paie, qui sont classées comme les enregistrements initiaux, les paiements manuels et les salaires échus. Les ministères peuvent effectuer des paiements hebdomadaires, bimensuels et mensuels après avoir effectué les retenues applicables.