Qu'est-ce que les registres de paie?
L'enregistrement de la paie peut être défini comme une liste de tous les employés de cette entreprise dans laquelle toutes les informations relatives aux paiements effectués aux employés auxquels ils ont le droit de recevoir, tels que les salaires, les salaires, les primes, les impôts, etc. sont enregistrées de sorte qu'à chaque intervalle, il peut y avoir une trace appropriée de chaque paiement qui est versé à ces employés du point de vue de l'employeur et si une divergence se produit, la même chose pourrait être facilement indiquée à partir des registres.
Explication
Les registres de paie constituent tout ce qui concerne les informations sur les employés de l'entreprise. Il décrit le montant pour lequel les employés sont payés au cours de chaque période. La période de temps diffère d'une entreprise à l'autre. Cela peut être quotidien, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel, mensuel ou à toute période de temps qui convient à la période de paie de l'entreprise.
Quelles informations sont incluses dans le registre de paie?
- L'information principale est le salaire brut, qui est le principal montant en main indiqué en premier avant d'en faire une déduction. Le salaire brut est calculé en multipliant le taux de rémunération horaire par le nombre de jours travaillés.
- L'information suivante serait les déductions, qui sont de deux types comme les déductions obligatoires et les déductions volontaires. Il existe plusieurs taxes comme la taxe professionnelle, la contribution à la caisse de prévoyance de la part de l'employé, etc.
- Le dernier est le salaire net, qui est le montant final après avoir effectué toutes les déductions créditées sur le compte de l'employé.
Comment obtenir votre fiche de paie?
Un employé peut toujours obtenir son dossier de paie en demandant à son employeur soit par écrit / oralement de lui fournir les données de paie. L'employeur doit répondre à la demande du personnel et il doit lui donner les détails dans le délai prescrit à compter de la date de réception de la demande. Cependant, l'employeur doit répondre à la demande de fiche de paie de l'employé dans un délai généralement de 21 jours.
Combien de temps conserver les registres de paie certifiés?
Le dossier de paie certifié doit être conservé par l'employeur pendant au moins trois ans conformément à la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) avec d'autres documents tels que les registres de vente et d'achat, etc. Les registres sur lesquels le calcul du salaire est enregistré doivent être conservés pendant deux ans , c.-à-d. des fiches de temps, des tableaux de taux de salaire, de travail, d'horaires et différents autres enregistrements d'addition et de soustraction des salaires et traitements.
Ces registres doivent être ouverts à l'inspection par le responsable de la division, qui peut demander à l'employeur d'apporter les modifications nécessaires. Ces registres doivent être conservés au bureau central des archives / sur le lieu de travail.
Avantages
- Le système nous fournit des calculs simples, ce qui rend l'ensemble du mécanisme de rémunération très clair.
- Cela facilite l'exactitude afin que le montant correct puisse être payé, et cela ne soulèvera pas d'autres écarts.
- Le système de paie informatisé réduit les risques d'erreurs et facilite la circulation des données et des informations fiables et réutilisables.
- Ce système a une structure appropriée pour les retenues et les paiements qui sont automatiquement définis dans l'enregistrement à utiliser pour calculer les salaires / traitements.
- Cela peut être traité comme une option de sauvegarde sûre et toute information demandée de manière rétrospective; les enregistrements peuvent alors être utiles.
- La tenue de registres du système de paie rétablit la foi dans les employés qu'un formulaire bien organisé et documenté est conservé pour leurs gains, et quelle que soit la déduction qui sera faite, pour que la preuve appropriée sera présentée. À l'avenir, si un employé exige un relevé de paie, l'entreprise serait en mesure de lui présenter une sauvegarde appropriée à sa disposition.
- Ce système est un mécanisme très rentable grâce auquel chaque centime payé / déduit à l'employé peut être suivi. Le système redonne à l'organisation en termes de maintien des données correctement et en évitant à l'organisation de futurs tracas.
- Le système étant très rentable par rapport au point précédent, il fait gagner du temps dans une large mesure car il ne permet aucun écart et évite toute duplicité de travail. Pour chaque période fixe de l'intervalle, les données correctes permettent à l'organisation d'un avenir de travail sans erreur.
- En cas d'inspection / audit / vérification des antécédents, si une autorité exige des dossiers personnels, cela peut être une preuve de preuve. Ce ne sera pas seulement un sauveur pour un système bien entretenu, mais cela fera également une différence dans la bonne volonté de l'entreprise.
- Cela peut être un outil majeur pour la prévision de l'entreprise. La majeure partie des bénéfices d'une entreprise est consacrée au paiement des salaires et traitements à ses employés. Si un budget estimé peut être prédit pour une période future, il peut être un excellent outil pour prévoir les coûts et budgets futurs de l'entreprise.
- L'organisation peut bien planifier ses coûts et ensuite établir les réserves / investissements en conséquence.
Désavantages
- Les données et informations contenues dans un registre de paie peuvent présenter un risque pour la sécurité des données, le vol ou la fuite de données. Les informations sensibles peuvent être rendues ouvertes si elles ne sont pas bien protégées.
- Le deuxième inconvénient peut être la cyber-fraude, qui est presque très courante de nos jours. La rivalité entre les entreprises peut être à l'origine de ce problème.
- L'accès / contrôle à l'information ne peut pas être donné à tous. Seule la personne responsable du dossier de paie doit connaître les informations. La personne doit être suffisamment digne de confiance pour ne pas divulguer les données sensibles de l'entreprise.
- Le dernier inconvénient, mais non le moindre, peut être le coût impliqué. Le logiciel, l'opérateur qualifié et l'infrastructure nécessaires pour mettre en place le système d'enregistrement de la paie sont énormes, et cela peut être un obstacle pour quelques organisations à se rencontrer.
