Qu'est-ce que la comptabilité dans Excel?
La tenue de livres dans Excel signifie l'enregistrement des transactions financières quotidiennes d'une entité telles que les achats, les ventes, les paiements, les reçus et les dépenses dans un modèle Excel. Pour un enregistrement des transactions dans Excel, le premier besoin est de configurer / personnaliser Excel selon les besoins, puis d'enregistrer les transactions quotidiennes dans ce modèle et de les enregistrer sur votre propre ordinateur.
Comptabilité à entrée unique dans Excel
Dans un système à entrée unique, un seul côté de la transaction sera enregistré, et l'effet de ces transactions ira à un seul endroit. Alors que dans le système de comptabilité en partie double, chaque transaction sera enregistrée par débit et crédit, ce qui affectera deux comptes.
Dans le système à entrée unique, les transactions seront enregistrées en gardant à l'esprit l'objectif et le résultat des transactions. Dans la comptabilité à partie unique, l'accent sera mis principalement sur les encaissements et les paiements en espèces plutôt que sur un enregistrement de chaque dépense et revenu ou actif et passif.
Comment créer une comptabilité dans Excel
Étape n ° 1: Préparez un modèle Excel pour une transaction d'enregistrement conformément à l'exigence tout en préparant une entité qui peut prendre l'aide de professionnels de la comptabilité.
Étape # 2: Préparez un plan comptable pour enregistrer et classer les transactions en fonction de la nature de l'entreprise Généralement, un plan comptable est divisé en trois catégories qui sont:
- Revenu: pour enregistrer l'argent qui entre dans l'entreprise.
- Dépenses: pour enregistrer l'argent qui sort ou qui est commercialisé.
- Coût des marchandises vendues: argent dépensé pour créer les produits finis.
Voici l'exemple de plan comptable:
Étape # 3: Préparez les déclarations de revenus à l'aide d'un plan comptable pour arriver au bénéfice brut et au bénéfice net pour la période. Pour le compte de résultat mensuel, 12 feuilles de compte de résultat seront préparées, puis une fiche de compte de résultat annuel sera préparée en fusionnant les 12 feuilles de compte de résultat. Le flux du compte de résultat ira comme ci-dessous:
Étape # 4: Préparez une feuille Excel où toutes les factures no. sera enregistré afin qu'il puisse être le suivi de la facture payée ou des factures en attente de paiement.
Étape # 5: Préparez les états des flux de trésorerie pour déterminer la position de trésorerie de l'entité.
Étape # 6: Après avoir préparé toutes les feuilles Excel ci-dessus pour enregistrer le fichier dans un emplacement sécurisé en donnant le nom correct au dossier. Nous pouvons également protéger ce fichier par mot de passe.
Exemple de comptabilité dans Excel
Vous trouverez ci-dessous le livre de caisse pour le 18 avril à juin 2018 conservé dans la feuille de calcul Excel, où les entrées et sorties de trésorerie ont été enregistrées à l'aide de la comptabilité en une seule partie.
Comme au 01.04.2018 Le solde d'ouverture de la trésorerie et de la banque est de 1000 $ après addition et déduction des revenus et dépenses sur la période, nous arriverons à un solde de clôture de 2564 $.
Avantages
Voici quelques avantages:
- La tenue de livres dans un modèle Excel ne nécessite aucune compétence comptable particulière; par conséquent, il est facile de conserver des transactions enregistrées.
- C'est moins cher car la feuille de calcul Excel est disponible sur chaque ordinateur / ordinateur portable; par conséquent, il n'est pas nécessaire d'acheter un logiciel de comptabilité.
- Excel dispose de diverses fonctions qui facilitent l'enregistrement des transactions telles que l'addition, la multiplication, la RECHERCHEV, le tableau croisé dynamique, les macros.
- Excel aide à la préparation de diverses présentations graphiques comme des graphiques, des barres, des secteurs ou bien d'autres.
- Plusieurs utilisateurs dans un bureau peuvent y accéder en partageant la feuille Excel dans un seul mode lisible dans lequel le seul peut modifier les données dans la feuille Excel, et les autres peuvent uniquement afficher les données.
Désavantages
Voici les inconvénients:
- Dans Excel, les utilisateurs de comptabilité peuvent préparer les données selon les besoins, et il peut être biaisé lors de la préparation et de la présentation des données à la direction.
- Il est nécessaire de saisir la formule correcte car dans Excel, la formule sera saisie manuellement. S'il y a une erreur dans une formule, le résultat changera et cela affectera la prise de décision.
- La comptabilité Excel est moins sécurisée que la maintenance des données dans les logiciels de comptabilité, et les pirates peuvent facilement la pirater, et dans une organisation, tout le monde peut également accéder aux données.
- Ce n'est pas utile et prend du temps lorsqu'une grande quantité de données à saisir dans Excel.
- Dans Excel, il n'est pas possible d'importer automatiquement des données à partir d'un logiciel bancaire ou d'un autre logiciel comme d'autres logiciels de comptabilité, ce qui nous permet d'importer automatiquement des données à partir d'autres logiciels.
Conclusion
La comptabilité dans la feuille Excel est utile pour les organisations qui sont dans la phase initiale de leurs activités et ne veulent pas augmenter leurs dépenses en recrutant une main-d'œuvre qualifiée et en achetant des logiciels de comptabilité. Il est facile de gérer les transactions comptables dans Excel par rapport à l'enregistrement des transactions dans un logiciel de comptabilité. Pourtant, dans le même temps, il est moins sûr et inutile pour un grand nombre de transactions, et les risques d'erreur sont très élevés.
