Qu'est-ce que la réconciliation?
Le rapprochement est la pratique consistant à faire correspondre les soldes des comptes pour trouver des incohérences financières, des écarts, des omissions et même des fraudes. Chaque transaction est enregistrée dans deux comptes (débit dans un et crédit dans un autre) dans les livres de comptes. Par conséquent, le rapprochement à la fin de toute période comptable comprend le rapprochement des soldes et la garantie que les débits (crédits) d'un compte pour une transaction sont les mêmes que le crédit (débits) à un autre compte pour la même transaction.
Un rapprochement peut également être effectué pour faire correspondre les soldes entre les comptes internes et externes. Par exemple, une entreprise peut rapprocher les transactions bancaires enregistrées dans ses livres et celles enregistrées à la fin de la banque pour déterminer les asymétries. Sur le plan personnel, quelqu'un peut suivre les dépenses de sa carte de crédit et faire correspondre le relevé bancaire pour comprendre les différences de compte.
Exemple de réconciliation
- En supposant qu'une entreprise réconcilie les transactions bancaires dans ses livres avec le relevé bancaire. L'entreprise fait cet exercice à la fin du mois. Elle a découvert qu'un chèque émis le 31 du mois n'avait pas été débité de son solde à la banque, et la banque a déduit du solde certains frais qui n'étaient pas enregistrés dans les livres de la société.
- Ici, les soldes dans les livres de la société et le livre de la banque ne correspondent pas, et les écritures doivent être effectuées / corrigées pour refléter les bons soldes dans les comptes. La société reconnaîtra les frais bancaires inscrits dans ses livres, et le solde bancaire sera ajusté pour refléter l'image exacte dans les comptes.
Processus de réconciliation
Le processus de réconciliation générale est le suivant:
# 1 - Comparez un solde de compte avec l'autre
Dans cette première étape, les débits et les crédits sont appariés pour s'assurer que les soldes correspondent. Par exemple, lorsqu'une entreprise paie un loyer, elle débite le compte de loyer et crédite le compte de trésorerie ou de loyer à payer. À la date de rapprochement, tous les débits de loyer doivent correspondre aux crédits du compte de caisse et du compte de loyer à payer liés à la dépense de loyer.
# 2 - Vérifier les entrées dans les deux comptes
En cas de non-concordance lors de la première étape, le comptable doit vérifier la transaction du compte par transaction pour déterminer quelles entrées sont à l'origine de la non-concordance. Les différences pourraient principalement résulter d'erreurs de frappe, de débit au lieu de crédit de comptes, de passage d'entrées dans les mauvais comptes, de non enregistrement d'entrées dans un compte, etc.
# 3 - Corrigez les entrées incorrectes
Une fois que le comptable a déterminé les écritures à l'origine de l'inadéquation, ces écritures peuvent ensuite être analysées et corrigées pour refléter les bons soldes.
# 4 - Équilibrez à nouveau les comptes
Une fois les corrections effectuées, il faut à nouveau vérifier les non-concordances dans les soldes finaux pour une vérification approfondie. Comme une entreprise peut entreprendre un nombre énorme de transactions au cours d'une période, le processus de rapprochement n'est la plupart du temps pas possible manuellement. Cela se fait généralement à l'aide d'un logiciel de comptabilité qui jette les erreurs pour examen par les comptables.
Types de réconciliation
Il existe cinq grands types de rapprochement:
- # 1 - Rapprochement bancaire - Les transactions dans les relevés bancaires sont rapprochées avec les transactions liées à la trésorerie enregistrées dans les livres de l'entreprise.
- # 2 - Réconciliation des clients - Les soldes des clients dans les livres de l'entreprise sont appariés avec les soldes dans les livres des clients respectifs.
- # 3 - Réconciliation des fournisseurs - Les soldes des fournisseurs dans les livres de l'entreprise sont appariés avec les soldes dans les livres des fournisseurs respectifs.
- # 4 - Rapprochement inter-sociétés - Les soldes des livres de la société envers une filiale sont rapprochés des soldes envers les parents dans les livres de la filiale
- # 5 - Rapprochement spécifique à l'entreprise - Les rapprochements sont spécifiques à la nature de l'activité commerciale entreprise par l'entreprise.
Méthodes de réconciliation
La réconciliation peut être effectuée à l'aide de deux méthodes décrites ci-dessous:
# 1 - Examen des documents
Il s'agit d'un processus formel de réconciliation et largement suivi. Selon cette méthode, tous les comptes sont vérifiés pour s'assurer que les montants enregistrés et dépensés sont les mêmes. Cette méthode utilise généralement un logiciel comptable et effectue une revue exhaustive et détaillée.
# 2 - Examen Analytics
Dans cette méthode, les soldes sont examinés individuellement et comparés à ce qu'ils devraient être en fonction d'un paramètre spécifique. Le paramètre le plus important pourrait être les tendances et l'activité historiques. Par exemple, en passant au crible une liste de transactions, un comptable a constaté qu'une dépense comme le loyer était dix fois supérieure à ce qu'elle était les années précédentes. Cela nécessitera un examen plus approfondi des comptes.
Avantages
- Le rapprochement permet de trouver des écritures comptables inexactes, y compris des traitements inappropriés des éléments comptables
- Il aide à trouver les erreurs d'omission et de commission et à les corriger rapidement
- Cela aide les entreprises à éviter l'opinion négative des auditeurs, ce qui est une possibilité si elles n'obtiennent pas les bonnes réponses en cas de non-concordance
- Il aide les entreprises à rester en phase avec les pratiques comptables mandatées par les autorités réglementaires
- Il aide à faire correspondre les transactions de sa source
- Il permet de détecter les fraudes au sein de l'entreprise ou dans les transactions externes où l'entreprise est impliquée
- Il aide à compléter les registres comptables car il apporte les informations manquantes et les pièces justificatives
- Cela peut aider à prendre des décisions commerciales mieux informées, car cela rend les comptes plus fiables et sans erreur.
Conclusion
- Les entreprises se fient aux informations financières présentées aux dirigeants, c'est pourquoi il devient crucial que ces informations soient exemptes d'erreurs. S'ils sont présentés avec des informations sans erreur, les dirigeants peuvent prendre leur décision en toute confiance.
- Le rapprochement aide le personnel comptable à éliminer les erreurs des comptes, qui peuvent ensuite être présentées aux parties prenantes pour la prise de décision. Comme indiqué précédemment, la réconciliation est un processus nécessaire et doit être suivie par toutes les organisations, petites et grandes.
- Il est vital pour les organisations d’entreprendre une réconciliation fréquemment, dans des délais limités et de s’assurer que les personnes qui procèdent à la réconciliation ne sont pas les mêmes qui ont préparé les comptes en premier lieu pour éviter les conflits d’intérêts.
