Forme complète de SOP (procédure opérationnelle standard)
La forme complète des SOP signifie les procédures opérationnelles standard, qui sont l'ensemble des documents et des processus utilisés par une entreprise où la direction enregistre les opérations commerciales concernant la livraison et le suivi des produits et services au fil du temps.
- La direction doit garder une trace de la cohérence de ses opérations et, sur cette base, ces documents sont nécessaires. Dans le cas d'une entreprise en croissance, la direction devient le personnel clé, et il prend toutes les décisions importantes.
- Au fur et à mesure que l'entreprise passe au niveau supérieur, l'entreprise commence à construire sa propre hiérarchie de gestion et répartit la responsabilité sur tous les autres membres du personnel. Ainsi, le propriétaire obtient son coup de main grâce auquel il peut prendre les décisions en consultant les autres membres du personnel de direction.
- Ainsi, l'exigence d'une gestion supplémentaire accompagnée de procédures opérationnelles standard documentées devient évidente, ce qui permet à l'entreprise de se développer, ainsi que d'établir ses stratégies et de former le personnel.
Objectifs
- Il aide à établir la gestion stratégique d'une entreprise en fournissant les étapes que la direction de haut niveau doit suivre afin d'établir la stratégie à long terme de l'entreprise.
- Établit le service des ressources humaines en synchronisant le segment de la gestion de la paie et du recrutement, ce qui aide l'entreprise à fournir les services nécessaires pour qualifier, embaucher, former et retenir les employés au sein de l'entreprise.
- Vise à aider dans les opérations de l'entreprise en fournissant le processus en traitant chaque aspect des opérations commerciales, ce qui comprend le contrôle de la qualité, l'approvisionnement, la sécurité et l'exécution globale des produits et services aux consommateurs.
- Conception pour organiser le département des finances et de l'administration en fournissant toutes les étapes nécessaires à toutes les transactions financières liées à l'entreprise. Ce système permettra d'identifier tous les indicateurs clés de performance de l'entreprise.
- Cela aide le département de prévision et de budgétisation en fournissant les étapes nécessaires pour exécuter correctement le rapport annuel de l'entreprise et une estimation des deux à trois prochains états financiers de l'entreprise.
- Il aide également dans les ventes et le marketing en fournissant toutes les exigences détaillées de toutes les activités nécessaires à la génération de leads, suivis de la proposition de vente et de la clôture du lead.
- Son processus vise à améliorer la technologie de l'information, qui comprend un compte rendu détaillé de tous les protocoles informatiques, y compris les sauvegardes, les plans de reprise après sinistre, les détails des employés, les détails de fonctionnement, etc.
Avantages
- L'un des principaux avantages des procédures opérationnelles standard est de créer une hiérarchie de gestion et d'attribuer chacune des tâches de manière appropriée aux équipes respectives.
- L'attribution des tâches respectives se fait de manière appropriée, ce qui permet d'enregistrer et de vérifier chaque donnée liée au fonctionnement de l'entreprise de manière systémique.
- Pour améliorer les perspectives commerciales, la direction a besoin de la toile de fond pour trouver les informations pertinentes requises dans chacune des stratégies pour une exécution future.
- La direction est bien consciente du scénario actuel de l'entreprise, ce qui les aide en outre à améliorer le scénario existant de l'entreprise en examinant les performances passées de chaque service et en les comparant à celles budgétisées.
- Lors de la fusion et de l'acquisition ou en cas de reprise éventuelle de l'entreprise, la direction montrerait l'historique de chaque département, ce qui aide l'acheteur à identifier le scénario actuel de l'entreprise ciblée.
- Ce processus aidera à organiser une entreprise en démarrage et les aidera à devenir une multinationale organisée par une utilisation appropriée des ressources de manière systématique.
Comment rédiger des procédures opérationnelles standard?
- Un format approprié est nécessaire pour le présenter de manière compréhensible pour la section ciblée.
- Les données d'entrée sont requises, ainsi que la stratégie proposée.
- Le public ciblé doit être identifié.
- Nous devons souligner le but des procédures opérationnelles standard.
- La construction de la phrase doit être faite dans un langage simple afin de comprendre tous les publics. La langue doit être maintenue de manière claire.
- La phrase doit être construite de manière à représenter une narration plutôt qu'une phrase. C'est parce que les gens se souviennent des histoires et peuvent se connecter facilement.
- Le contenu doit être vérifié avec plusieurs relectures, revérification des faits et des chiffres, et édition si nécessaire.
Exemples
# 1 - Objectif
Cet objectif général de la procédure devait être décrit, suivi des étapes simples de vérification des clients ciblés.
# 2 - Portée
Le périmètre doit être mentionné de manière claire et compressée afin qu'il soit visible par tous les clients de la Banque.
# 3 - Responsabilités et vérifications
Le processus de vérification doit être effectué par le service concerné, suivi par le caissier et l'équipe de vérification. L'équipe doit examiner les transactions et les comptes des clients de manière appropriée en suivant les directives de la banque.
Pourquoi avons-nous besoin de SOP?
L'exigence d'une gestion supplémentaire ainsi que des procédures opérationnelles standard documentées devient évidente en cas de croissance des affaires, ce qui aide l'entreprise à se développer, ainsi qu'à établir ses stratégies et à former le personnel afin d'améliorer les perspectives commerciales. Il aide l'entreprise à établir son objectif et ses offres aux clients et établit ses perspectives d'affaires et ses stratégies à venir devant les investisseurs.
Conclusion
C'est un excellent moyen de communiquer avec les clients, les investisseurs et les autres tiers qui ont un intérêt dans l'entreprise respective. Les stratégies de la direction et les perspectives commerciales à venir, ainsi que le pipeline de produits, sont visibles à partir des procédures d'exploitation standard.
