Définition de la comptabilité des dépenses
La comptabilité des dépenses fait référence à l'identification des dépenses au cours de la période comptable en cours, ce qui implique beaucoup de jugement et d'analyse des données comptables. Il comprend la réservation des factures, la création de nouveaux fournisseurs dans le système, la comptabilité de la TVA, les provisions, le prépayé, l'analyse du grand livre des fournisseurs, les paiements en temps opportun, etc.
Enregistrement des dépenses dans la comptabilité avec des exemples
# 1 - Réservation de factures
Dès que nous recevons la facture d'un fournisseur, celle-ci est enregistrée par l'associé aux comptes fournisseurs. Lors de la réservation de la facture, l'associé doit vérifier la date de la facture, la période à laquelle elle se rapporte, toute modification des instructions de paiement, la TVA le cas échéant et d'autres détails. Une fois que l'associé a enregistré la facture, elle est soumise à l'approbation de l'équipe du grand livre, qui vérifie si le codage du compte est correct.
Après cela, il va au chef de service pour approbation pour vérifier si la dépense est valide et prévue. Une fois qu'elle passe par le processus d'approbation, la facture est envoyée au Trésor pour le paiement.
Écriture comptable lors de la réservation des factures
Disons que nous recevons une facture de 1000 $ pour les frais de marketing -
Journal lorsque la facture est enregistrée -
Journal lorsqu'une facture est payée -
# 2 - Accumulation des dépenses
L'un des aspects les plus critiques de la comptabilité des dépenses est d'identifier et de prendre en compte les dépenses de la période comptable en cours. Dans des situations réelles, plusieurs fois, pour diverses raisons, nous ne recevons pas les factures des fournisseurs à temps, ou elles sont bloquées en transit.
Dans ces cas, lorsque nous sommes sûrs de recevoir la facture, nous enregistrons les écritures de régularisation. La régularisation est un processus de reconnaissance des dépenses de la période en cours même si nous n'avons pas reçu les factures du fournisseur.
Écriture comptable pour les provisions
Disons que le fournisseur X avait des fournitures de thé et de café pour 4000 $ en juin 2019, mais la facture n'est pas encore reçue.Dans ce cas, les entrées suivantes seront publiées -
Journal lorsque la régularisation est enregistrée -
Journal lors de la réception d'une facture -
Journal lorsqu'une facture est payée -
# 3 - Prépayés
Parfois, nous recevons les factures annuelles ou trimestrielles des fournisseurs, que nous devons payer à l'avance. Nous devons également étaler ces dépenses sur la période correspondante tout en les comptabilisant dans les livres.
Il montre le montant des dépenses liées aux prépayés dans le bilan et libère le montant de la période en cours dans le compte de résultat.
Écriture comptable pour les prépayés
Disons que le fournisseur X facture une entreprise trimestriellement à l'avance pour l'entretien des climatiseurs de bureau. En juillet, une facture de 4500 $ est reçue pour la période juillet-septembre 2019. Lors de la comptabilité au cours des mois de juillet, 1 500 $ sont débloqués dans le compte de résultat A / C, et 3 000 $ sont indiqués comme un actif prépayé dans le bilan.
Par la suite, en août et septembre 2019, 1500 $ sont versés au compte de résultat en tant que dépenses mensuelles. Voici l'écriture comptable -
En juillet -
Journal lors de la réservation prépayée -
Journal lorsqu'une facture est payée -
En août -
Journal lorsque le prépayé est publié -
Au mois de septembre -
Journal lorsque le prépayé est publié -
# 4 - Paiements
C'est une étape cruciale car elle implique des fonds sortants, qui ne doivent pas aller sur un compte incorrect. La personne effectuant le paiement doit s'assurer que le compte est correctement configuré et vérifié deux fois.
De plus, lors des paiements, la configuration de la devise est essentielle. Si nous payons EURO au lieu de USD, la banque facturera des frais supplémentaires pour la conversion de devise et le vendeur recevra également un paiement supplémentaire.
Avantages
- Les états financiers représentent une image exacte et fidèle de la situation financière d'une entité
- La facilitation de l'audit devient facile car les dépenses sont comptabilisées dans la période à laquelle elle se rapporte
- La déclaration de revenus, le calcul des prix de transfert et d'autres obligations légales deviennent plus faciles
- Améliore la confiance du public et la confiance des investisseurs, ce qui est bon pour les affaires
- Les données sont utilisées pour la budgétisation et diverses étapes de prise de décision
- L'amélioration des relations avec les banques facilite le financement des activités
Points à noter sur les changements dans la comptabilité des dépenses
Dans la mondialisation actuelle et les exigences de conformité croissantes, le processus ne cesse de changer. Avec l'introduction des IFRS à l'échelle mondiale, il y a eu des changements considérables dans le processus de comptabilité des dépenses, de sorte que les comptables doivent s'assurer que la mise en œuvre est harmonieuse et que l'organisation est prête aux IFRS.
Conclusion
La comptabilité des dépenses est un élément essentiel du processus comptable global, car les données sont utilisées pour les processus de planification, de budgétisation et de prise de décision. Un bon mécanisme de rapport de dépenses en place contribue grandement à la croissance de toute organisation, de sorte que chaque organisation doit avoir un système robuste et un personnel qualifié pour les rapports de dépenses.
