Balance de vérification en comptabilité (définition, erreurs) - Comment préparer?

Table des matières

Qu'est-ce que la balance de vérification en comptabilité?

Qu'est-ce que la balance de vérification en comptabilité?

La balance de vérification est le rapport de comptabilité dans lequel les soldes de clôture des différents grands livres de la société sont et sont présentés dans la colonne débit / crédit selon leurs soldes où les montants débiteurs sont répertoriés dans la colonne débit et les montants créditeurs sont répertoriés dans la colonne crédit et le total des deux devrait être égal.

A la fin de l'exercice, les soldes de tous les comptes du grand livre sont extraits. Ils sont consignés dans la balance de vérification (un type de rapport financier) et finalement résumés pour voir si le total des soldes débiteurs et les soldes créditeurs totaux respectivement doivent être calculés. Il peut également être indiqué comme un état du total des soldes débiteurs et créditeurs extraits des différents comptes du grand livre pour examiner l'exactitude mathématique des livres.

Objectifs de la balance de vérification

La préparation de la balance de vérification a plusieurs objectifs mentionnés ci-dessous:

Avoir des soldes de tous les comptes du grand livre pour éviter d'avoir à parcourir les pages du grand livre pour le découvrir.
Avoir du matériel pour la préparation des états financiers de l'organisation.
Avoir l'exactitude arithmétique des livres de comptes en raison de l'accord de la balance de vérification.
Avoir la preuve que la double entrée de chaque transaction a été enregistrée en raison de son accord.
Guider dans l'identification des erreurs.

Comment préparer une balance de vérification?

Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour préparer la balance de vérification -

Méthode totale. Cette méthode stipule que le total du montant débiteur et créditeur respectivement de chaque compte est affiché dans les deux colonnes du montant correspondant, c'est-à-dire une pour le solde débiteur et une autre pour le solde créditeur .
Méthode d'équilibrage. Dans cette méthode, la différence de chaque montant est prélevée. Dans le cas où le solde débiteur est d'un montant plus important que le solde créditeur, la différence est inscrite dans les colonnes débit.

Parmi les deux méthodes de préparation mentionnées ci-dessus, la méthode du bilan qui est la deuxième est généralement utilisée dans la pratique car elle facilite la préparation des états financiers.

Voici les étapes nécessaires à la préparation de la balance de vérification.

A la fin de l'exercice comptable, tous les comptes et registres doivent être clôturés.
Les soldes de clôture du grand livre doivent être enregistrés.
Les erreurs doivent être identifiées.
Un compte d'attente doit être généré temporairement pour additionner le total de la balance de vérification jusqu'aux écritures de correction effectuées.
Des écritures d'ajustement sont requises à la fin de l'année, qui ne sont pas comptabilisées auparavant pour l'incorporation de la balance de vérification.

Erreurs dans la balance de vérification

La correspondance de la balance de vérification n'est pas déclarée comme une preuve définitive de l'exactitude absolue des livres. Il n'indique que la précision mathématique des livres de comptes. La balance de vérification peut convenir, mais certaines erreurs des types suivants peuvent rester non divulguées.

Erreur d'omission - Si l'écriture n'a pas été enregistrée dans un livre auxiliaire, le débit et le crédit seraient omis. Et l'accord de la balance de vérification ne sera en aucun cas affecté.
Erreurs de compensation - Ce sont les erreurs qui se compensent dans le résultat net, c'est-à-dire le sur-débit ou le sous-crédit de divers comptes neutralisés par un sur-crédit ou un crédit dans la même mesure que d'autres comptes. Par exemple, sous la comptabilisation de 500 $ au débit d'un certain compte serait compensé par la sous-comptabilisation de 100 $ au crédit d'un autre compte et l'omission de l'inscription au crédit de 400 $ sur un troisième compte. Cette erreur peut également être neutralisée par une surimputation de 500 $ du côté débit dans un ou plusieurs autres comptes.
Erreurs de principe - Ces erreurs n'affecteront pas la concordance de la balance de vérification car elles résultent du débit ou du crédit de mauvais chefs de comptes, ce qui serait incompatible avec les principes fondamentaux de la comptabilité en partie double. Par exemple, 1 500 $ dépensés pour l'extension de l'immeuble, débités à tort du compte de réparation au lieu du compte du bâtiment n'affecteront pas l'accord de la balance de vérification. Ainsi, de telles erreurs surviennent chaque fois qu'un actif est traité comme une dépense ou un passif comme un revenu ou vice versa.
Une entrée erronée dans un livre subsidiaire - Si un achat à crédit de 450 $ auprès de James est incorrectement écrit comme 540 $ dans le livre d'achat, une telle erreur ne sera pas divulguée. Comme l'affichage à la fois du côté débit du compte d'achat et du côté crédit du compte de James sera avec un montant erroné de 540 $, la balance de vérification sera d'accord.
Publier un article sur le bon côté mais sur le mauvais compte - Si un achat de 100 $ de Carl James a été crédité à Mathew Woods au lieu de Carl James, il ne détectera pas une telle erreur.

Il y a des erreurs suivantes qui sont divulguées en raison du désaccord.

Un particulier d'un livre subsidiaire dans le grand livre a omis de poster - Par exemple, un achat de 500 $ d'Anthony a omis d'être crédité sur son compte. En raison de cette erreur, le chiffre des créanciers divers à indiquer dans la balance de vérification diminuera de 500 USD et le solde créditeur sera inférieur de 500 USD par rapport au solde débiteur, respectivement.
Saisie d'un montant incorrect dans le relevé du grand livre - Exemple, une vente à crédit de 1000 $ à Anya a imputé à tort son compte à 100 $. L'effet de cette erreur sera que le nombre de débiteurs divers sera réduit de 900 $ et le total le côté débit de la balance de vérification sera inférieur de 900 $ au solde créditeur.
Saisie d'un montant sur le côté incorrect du relevé comptable - Par exemple, cette remise de 10 $ accordée à un client imputé à tort au crédit au lieu du côté débit de la remise autorisée. En raison de ce résultat d'une erreur, dans la balance de vérification, le crédit dépassera 20 $. Autrement dit, le montant de l'erreur est doublé.
Inclusion incorrecte dans les comptes du grand livre - Exemple qui est, à la fin de l'exercice financier tout en comptant le compte de capital, un crédit de 9 900 $, pris à tort comme 8 900 $; En raison de cette erreur, le total du crédit de la balance de vérification sera de 1 000 $ à court.
Total erroné des livres auxiliaires - Par exemple, un livre de ventes est couvert de 50 USD. En raison du résultat de ce type d'erreur, le côté crédit de la balance de vérification sera de 50 USD pour augmenter car le compte de vente apparaîtra au chiffre plus élevé du côté du crédit dans la balance de vérification.
Double imputation d'un article dans le livre auxiliaire sur un compte du grand livre - C'est un paiement de 500 $ à un créancier inscrit deux fois sur son compte.
Montant omis d'un compte dans la balance de vérification - Les soldes bancaires et de trésorerie peuvent avoir été omis.
Solde de divers comptes incorrectement affiché - Par exemple, qu'un solde de 52 $ dans un compte fixe a été affiché à tort comme 25 $.
Le solde de certains comptes est entré du côté incorrect - C'est le solde du compte de commission gagné à tort mentionné sur le compte de débit au lieu du compte de crédit.
Un mauvais résumé de la balance de vérification entraînera le désaccord.

Emplacement des erreurs

Chaque fois qu'il y a désaccord, des mesures importantes doivent être prises pour localiser la raison des différences:

Revérifiez les totaux et découvrez le montant réel de la différence.
La différence du montant total sera divisée en deux et découvrira s'il y a un solde du même montant dans la balance de vérification. Il se peut qu'un tel solde ait été enregistré du mauvais côté, entraînant ainsi la différence du double du montant.
Si les étapes mentionnées ci-dessus ne permettent pas de localiser l'erreur, alors la différence de la balance de vérification doit être divisée par 9. Si la différence est même divisible par 9, l'erreur peut se produire en raison de la transposition ou du remplacement des chiffres. La transposition se produit lorsque 54 est écrit comme 45 ou 98 comme 89 et ainsi de suite. Un remplacement a lieu lorsque les chiffres des nombres sont déplacés vers la gauche ou la droite. Autrement dit, lorsque 5 450 $ s'écrit 54, 50 $. S'il y a un remplacement ou une transposition de chiffres, la recherche peut être limitée aux nombres où ces erreurs ont pu être commises.
Vérifiez que chaque solde de tous les comptes, y compris les soldes de trésorerie et bancaires, a été impliqué.
La vérification des soldes d'ouverture a été précisément reportée dans le compte de l'année en cours.
Si la dissemblance est énorme, rassemblez la balance de vérification de l'année en cours avec celle de l'année précédente et vérifiez que les chiffres sous des têtes de comptes similaires sont très proches de ceux de l'année précédente et si leurs soldes tombent sur le même côté. Si le chiffre de la différence des deux années est énorme, établissez la cause de la différence.
Si les étapes mentionnées ci-dessus ne parviennent pas à détecter l'erreur, les étapes suivantes sont prises pour vérifier:
- Vérifiez les totaux des livres auxiliaires.
- Vérifiez l'écriture effectuée à partir du journal ou des livres auxiliaires dans le grand livre.
- Vérifiez que les soldes sortent du grand livre.
- La liste des soldes sera refondue.

Si tous ces efforts ne parviennent pas à localiser les erreurs, tous les livres d'écriture principale doivent être transtypés et la comptabilisation au grand livre doit être revérifiée.

Compte d'attente et balance de vérification

S'il n'est pas possible de localiser les erreurs malgré les étapes ci-dessus, la différence de la balance de vérification est transférée au compte d'attente, et elle est ainsi comptabilisée. Plus tard, lorsque des erreurs se produiront seront localisées, elles pourront être rectifiées via le compte d'attente. Le compte d'attente sera éliminé lorsque toutes les erreurs seront localisées.

Exemple: La balance de vérification suivante a été préparée.

Détails	Solde débiteur ($)	Solde créditeur ($)
Compte en espèces	12 220	0
Compte capital	0	45 000
Compte bancaire	14 000	0
Compte d'achat	22 000	0
Compte de vente	0	12 500
Compte de meubles	5 000	0
Retourne le compte extérieur	0	1 000
Compte de réduction	0	20
Compte de dessins	1 000	0
Compte de location téléphonique	400	0
Compte fixe	200	0
Compte de location	1 000	0
Compte de salaires	2 500	0
Retourne le compte	200	0
TOTAL	58 520	58 520

Limites

Il ne peut être préparé que dans les cas où le système de comptabilité en partie double est adopté, ce qui n'est pas utile dans le système en partie unique. Cette base de système à double entrée est très coûteuse et ne peut être adoptée par de petites entreprises.
Bien que la balance de vérification fournisse une précision arithmétique des livres de comptes, certaines erreurs ne sont pas divulguées. Pour cette raison, on dit que le solde de suivi n'est pas une preuve concluante de l'exactitude des livres comptables.
Si la balance de vérification précise n'est pas établie, les comptes définitifs ne passeront pas en revue l'état des affaires de l'organisation sans anomalies significatives. Quels que soient les différents groupes de personnes, tirer des conclusions et des décisions, ne sera pas correct et précis et induira en erreur ces personnes.