Modèle de suivi des dons - Téléchargement gratuit (ODS, Excel, PDF et CSV)

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Modèle gratuit de suivi des dons

Le modèle de suivi des dons est un modèle simple qui aidera les organisations à suivre les dons reçus. Il est maintenu par toutes les organisations qui reçoivent des dons.

À propos du modèle

• Le modèle est simple. Vous devez garder une trace des personnes qui font les dons et du mode de paiement. Le montant total est également un indicateur du don total reçu pour l'année.
• De nombreuses grandes organisations reçoivent des dons pour le travail qu'elles accomplissent. Il est essentiel de conserver les détails pertinents de la personne qui fait le don ainsi que la profession de la personne. Il y a eu plusieurs cas où de l'argent illégal est acheminé vers des associations caritatives pour leur donner une apparence légale.
• Les autorités fiscales et les régulateurs gouvernementaux surveillent de près les dons reçus par les organisations. Tout l'argent reçu est minutieusement examiné, et tout soupçon peut conduire à une enquête sévère et même à une peine de prison de l'organisme de bienfaisance, ainsi que de la personne qui fait le don.
• Dans le modèle ci-dessus, les détails corrects de la personne qui fait le don sont conservés. Si le don provient d'un pays différent, l'organisation peut ajouter une autre colonne comme pays.
• Chaque enregistrement de la transaction doit être correctement conservé par l'organisation pour éviter de devoir faire face à de graves accusations. Ici, dans ce modèle, le nom de la personne qui fait le don est le premier critère. C'est essentiel car, sans nom, l'organisation ne doit pas accepter le don.
• L'occupation de la personne qui donne de l'argent est également importante. Il faut vérifier soigneusement la source du revenu de la personne. Si la personne gagne de l'argent de sources illégales, cet argent ne sera pas accepté sous forme de don.
• L'organisation doit vérifier si la personne qui donne de l'argent s'est inscrite en tant que contribuable. La plupart du temps, les gens font des dons pour éviter de donner des impôts plus élevés. L'économie d'impôt est un moteur essentiel des dons, de sorte que les numéros d'impôt doivent être enregistrés de manière appropriée par l'organisation à partir de la personne qui fait le don.
• Le numéro de contact est également un moyen de communication essentiel. Une organisation peut également garder l'adresse comme référence pour l'avenir. L'organisation doit vérifier si l'adresse et les numéros de téléphone sont corrects.
• Le don peut se faire de plusieurs manières. Un don en espèces est très risqué et des registres appropriés doivent être conservés. L'organisme doit gérer correctement tous les types de paiement et il doit être disponible avec des références appropriées en cas d'audit.
• Le don total du mois et de l'année aidera l'organisation à planifier ses dépenses en conséquence. Si l'organisation conserve les données de tous les dons des années précédentes, il lui sera alors facile de faire une analyse de l'argent qu'elle pourrait prévoir de recevoir l'année prochaine, afin que les dépenses puissent être planifiées en conséquence.

Comment utiliser ce modèle de suivi des dons?

Ce modèle est facile à utiliser. L'organisation doit renseigner le nom, l'adresse, le numéro fiscal et le numéro PH de la personne qui fait le don. Dans le type de don, vous verrez une liste déroulante et vous devez sélectionner l'une des options mentionnées ci-dessous:

1. En espèces
2. Vérifier
3. Virement bancaire

C'est une étape cruciale car cela aidera l'organisation à suivre les flux entrants, qui deviendront difficiles à suivre une fois l'année terminée. La colonne suivante est le mois. Cette colonne est également déroulante, l'organisation devra sélectionner n'importe quel mois parmi les options ci-dessous;

1. JAN
2. FÉV
3. MAR
4. AVR
5. MAI
6. JUN
7. JUIL
8. AOÛT
9. SEP
10. OCT
11. NOV
12. DÉC

Le montant doit être rempli individuellement. Une fois le montant rempli, la dernière colonne affichera l'intégralité du don reçu pour l'année. Ce modèle est simple à gérer mais il est très important à des fins d'audit. Une organisation devra accorder la plus grande attention lors de la préparation de ce modèle. Tous les détails doivent être validés avant d'entrer. Toute mauvaise entrée sera difficile à gérer pendant la durée de l'audit.