Audit Trail Signification
Une piste d'audit est un enregistrement systématique permettant de retracer la source des données financières et fournit des preuves chronologiques et documentaires d'une série d'activités et est donc utilisée pour vérifier l'exactitude des données et suivre les transactions.
Il répond à trois questions fondamentales:
- Quel a été l'événement?
- Qui a lancé / initié l'événement?
- La date et l'heure de l'événement?
Exemples de piste d'audit
Voici quelques exemples.
Exemple 1
Quelle serait une piste d'audit pour une transaction d'achat de cartons?
Solution -
Il se composera d'un reçu indiquant les détails de l'argent payé en échange du carton, la date de la transaction et le lieu d'achat.
Exemple # 2
Une entreprise souhaite acheter un ordinateur portable pour ses employés. Tout ce qui serait inclus dans une piste d'audit?
Solution -
L'équipe financière générera un bon de commande pour autoriser un achat. Le magasin dans lequel l'ordinateur portable est acheté donnera la facture avec les détails de la date de vente, le montant et la description de l'article acheté. Tous ces documents seront constitués d'une piste d'audit.
Avantages
Différents utilisateurs l'utilisent différemment, en fonction des besoins. Voici les avantages significatifs de ce sentier:
- Responsabilité: il définit la responsabilité en termes d'actions des utilisateurs. Il empêche l'introduction d'informations inappropriées ou l'accès non autorisé aux informations. En outre, chaque action de l'utilisateur est enregistrée, ce qui aide à retracer les changements / modifications respectifs dans le système.
- Reconstruction des événements: il peut faire revivre des informations entières et retracer les détails de base liés à un événement de qui, quand et quoi. Il aide à la détection des problèmes de source et à leur rectification pour éviter de futures occurrences.
- Détection d'intrusion: elle aide à identifier les accès non autorisés. De nombreuses réglementations ont rendu obligatoire le maintien de la confidentialité des données. Il s'étend à la protection de la propriété intellectuelle, des registres financiers, des informations personnelles, etc.
- Identification des problèmes: grâce à une surveillance en temps réel, les journaux d'audit identifient les problèmes qui indiquent des problèmes opérationnels, des activités inhabituelles ou suspectes ou des erreurs système.
- Prévenir la fraude - Lorsque des registres appropriés sont conservés, il est facile de détecter les incohérences. De plus, étant donné que les utilisateurs savent que les transactions sont enregistrées et traçables, ils ne tenteraient probablement pas une telle activité.
- Aide aux audits - Pour la plupart des entreprises, un audit est obligatoire. Lorsque la trace est correctement maintenue pour chaque transaction, il devient facile pour les auditeurs de déterminer la validité. Cela rend l'audit rapide et rentable. Il aide également les auditeurs à s'appuyer sur les contrôles internes de l'entreprise et à décider de la portée de l'audit.
- Identification et correction des erreurs - Il fournit des informations complètes et facilement disponibles qui peuvent être facilement examinées pour détecter les erreurs éventuelles. Puisqu'il suit tout, l'erreur peut être corrigée à la fois et fait gagner du temps à plusieurs personnes qui corrigent l'erreur plusieurs fois.
- Adhésion aux normes réglementaires - Pour adhérer à la norme réglementaire, il est essentiel de maintenir une piste d'audit. Il aide à comprendre la substance des transactions au fur et à mesure des besoins à des fins juridiques.
- Documents de prêt - Les prêteurs ont besoin d'une preuve de revenus et de flux de trésorerie avant d'accorder des prêts à une entreprise. Cette trace conserve un enregistrement détaillé des transactions qui peuvent aider à fournir les documents nécessaires.
Limites
- Difficulté à maintenir la piste d'audit, y compris l'emplacement utilisé pour l'accès et le stockage
- Les journaux de données peuvent être lourds, ce qui entraîne une augmentation des coûts de stockage.
- Il est parfois difficile de trouver un équilibre entre la protection des données et les performances opérationnelles.
- Les pertes de données dues à une utilisation inappropriée peuvent coûter cher avec des dommages directs aux bénéfices et à la réputation ou des poursuites judiciaires.
Conclusion
- Les informations de la piste d'audit doivent être stockées dans un endroit sécurisé
- Il devrait y avoir une sauvegarde rapide et régulière de ce sentier
- Seules les informations utiles doivent être collectées pour éviter des coûts de stockage élevés
- Les journaux d'audit doivent être revus à intervalles réguliers
- Les utilisateurs du système doivent connaître les pistes d'audit pour garantir la disponibilité des pistes
