Qu'est-ce que le dépassement de coût?
Le dépassement de coût, également appelé dépassement budgétaire, est le scénario dans lequel le coût d'un projet ou d'une entreprise a tendance à augmenter par rapport à ce pour quoi il avait été budgété et peut être dû à l'augmentation des coûts due à une budgétisation incorrecte ou à une sous-estimation du coût réel sur le compte. de certains scénarios imprévus qui n’ont pas été pris en compte lors du processus de budgétisation.
Caractéristiques
- Le dépassement des coûts est généralement répandu dans les projets d'infrastructure, de bâtiment et informatiques, qui entraînent de nombreux coûts imprévus au cours de sa phase d'achèvement du projet.
- Ils sont principalement dus à trois facteurs tels que des raisons politiques, des raisons psychologiques et des raisons techniques.
- Cela est principalement dû à un manque de financement, à un manque de coordination, à des coûts imprévus ou à des retards de projet.
- C'est toujours incertain, et la budgétisation pour la même chose n'est pas possible. On considère que cela se produit lorsque certaines phases d'un projet ou d'une entreprise ont tendance à croiser le coût réel budgété.
- La mesure du dépassement des coûts est différente selon les industries ou les entreprises.
Types de dépassement de coût
# 1 - Estimations
Le coût de l'entreprise peut être sous-estimé en raison de facteurs tels que les préjugés personnels et les procédures complexes impliquées dans l'accomplissement de la tâche. Nous pouvons utiliser la méthodologie de prévision de la classe de référence pour augmenter les chances d'obtenir des estimations plus précises. Le problème est que les meilleures prévisions peuvent s'avérer erronées pour calculer l'estimation parfaite, et donc garder une contingence dans le cadre du budget est toujours une bonne pratique pour faire face à des scénarios défavorables à l'avenir.
# 2 - Risque
Le risque peut être tout scénario pour lequel nous ne pouvons attribuer une probabilité. Ils ne peuvent pas être prédits plus tôt et, parfois, ne sont pas sous le contrôle de l'entreprise, comme une calamité naturelle, qui peut retarder l'achèvement d'un projet ou la performance d'un fournisseur, ce qui peut éventuellement nuire à l'entreprise. Un plan de gestion des risques approprié peut aider l'entreprise à atténuer le risque dans une certaine mesure, mais le risque est le principal type auquel est confrontée chaque entreprise ou projet.
# 3 - Ruisseau Scope
Scope Creek est défini comme des occasions où des activités non comptabilisées surviennent dans le projet ou l'entreprise, ce qui n'était pas inclus dans le budget ou le coût réel. Cela peut arriver lorsque la direction continue d'ajouter des fonctionnalités au projet au fur et à mesure de son évolution ou de sa nécessité ou dans les cas où l'équipe du projet devient trop créative et commence l'inclusion d'activités non documentées. La gestion et les contrôles de projet sont principalement conçus de manière à éviter de tels scénarios par une réévaluation constante du budget.
# 4 - Augmentation des coûts
La hausse des coûts est davantage liée à des facteurs économiques comme l'inflation, qui peuvent inclure la hausse du prix d'un article particulier sur une période qui n'a pas été prise en compte dans le budget initial.
Comment éviter les dépassements de coûts?
- Les techniques traditionnelles impliquent l'application d'outils de gestion de projet comme PRINCE, bien que les résultats ne soient pas garantis.
- Dans le scénario actuel, des outils et des applications plus modernes comme Agile prennent le pas sur les techniques traditionnelles pour aider les entreprises à faire face à un dépassement de coûts.
- L'entreprise en tant qu'unité doit planifier de manière proactive et inclure plusieurs scénarios pouvant conduire à un tel dépassement.
- La prévision mensuelle ou trimestrielle est un must pour prendre en compte les changements dans les réels par rapport au budget et planifier en conséquence.
- L'entreprise doit accorder beaucoup d'attention pendant les étapes de planification du projet, car cela sert de base.
- La capacité du fournisseur à exécuter et à livrer doit être minutieusement vérifiée au moment de l'embauche du fournisseur.
- L'entreprise doit prendre l'habitude d'utiliser des outils de planification et des graphiques modernes pour un meilleur contrôle des coûts.
- Le chef de projet a besoin de suivre et de contrôler le projet en permanence.
- Les parties prenantes du projet ou de l'entreprise doivent toujours être tenues informées de l'évolution des scénarios, afin qu'elles soient sur la même longueur d'onde, et de cette manière, l'entreprise puisse utiliser leurs connaissances.
- Se battre avec Scope Creek est un must, et les entreprises doivent veiller à rester dans le périmètre initialement prévu.
Les causes
- Coût imprévu: Des scénarios imprévus peuvent entraîner quelques activités qui n'ont pas été initialement prises en compte dans le plan ou le budget. Cela peut être dû à des raisons techniques, politiques ou psychologiques.
- Panne de la communication: un malentendu entre deux services ou personnes impliquées peut entraîner des coûts inutiles.
- Changement de la portée du projet: L' événement, qui mène au ruisseau de portée, est l'une des principales raisons. Scope Creek est défini comme des occasions où des activités non comptabilisées surviennent dans le projet ou l'entreprise, ce qui n'était pas inclus dans le budget ou le coût réel.
- Sous-estimation de la complexité du projet: certaines phases du projet ou de l'entreprise sont si complexes qu'une budgétisation appropriée est parfois un travail difficile. Cela concerne plus probablement les grands projets coûteux.
- Financement inadéquat: le financement sert de colonne vertébrale à toute entreprise ou projet. La pénurie de capitaux peut éventuellement conduire à un dépassement des coûts, où le projet ou l'entreprise peuvent être confrontés à un resserrement du financement de leurs activités communes.
- Manque d'expérience en leadership: une gestion relativement inexpérimentée ou une gestion inefficace peut conduire à une mauvaise planification du projet et à une budgétisation inexacte du projet. Ainsi, au fil du temps, le projet peut être victime d'une mauvaise budgétisation et tomber dans un cas de dépassement des coûts.
- Absence de plan d'urgence: les entreprises souffrent également lorsqu'il n'y a pas de planification de sauvegarde ou de plan d'urgence pour les scénarios inévitables. Un plan de sauvegarde est indispensable, en particulier pour les projets à grande échelle, car certains écarts par rapport au coût budgété habituel peuvent coûter des millions.
- Retards du projet: Les retards dans l'achèvement du projet par rapport à son achèvement habituel prévu donnent finalement lieu à un dépassement des coûts car les activités qui s'étendent au-delà de la date limite d'achèvement n'ont pas été prises en compte dans le budget.
Prévention des dépassements de coûts
# 1 - Une bonne planification
La planification est la base même de chaque projet ou entreprise, et la meilleure façon d'éviter le dépassement des coûts est de la planifier avant que le projet ne soit exécuté. Plus les estimations sont précises, plus il y a de chances que le projet s'en tient à son budget.
# 2 - Connaissance des fournisseurs
Les fournisseurs doivent être soigneusement évalués avant d'être embauchés. Le projet et l'entreprise doivent acquérir une connaissance complète de leurs capacités et de leur expérience dans le domaine pour éviter les pires scénarios. Une diligence raisonnable appropriée est nécessaire avant que la relation avec le fournisseur ne soit cimentée.
# 3 - Évitez Scope Creek
Un grand nombre d'activités indues ne devraient pas trouver leur place dans le projet, et l'entreprise ou le projet devrait rester dans la portée originale du projet avec un minimum d'écart par rapport au plan.
# 4 - Utilisation de l'outil de planification de projet
Pour surveiller et contrôler le projet, l'utilisation d'outils modernes comme le diagramme Gantt Excel ou le modèle de suivi de projet doit être mise en œuvre afin que le chef de projet soit au courant de chaque étape du projet et des risques de dépassement des coûts.
Conclusion
Il s'agit d'un scénario inévitable auquel doivent faire face chaque entreprise ou projet, mais comment le minimiser ou l'atténuer dépend beaucoup de la direction ou du chef de projet. Une approche proactive peut aider l'entreprise à réduire les risques de dépassement des coûts grâce à une planification appropriée et une analyse approfondie des estimations.
