Qu'est-ce que la correspondance à trois?
L'appariement à trois est le concept par lequel les transactions d'achat non autorisées peuvent être suivies par recoupement de trois manières, à savoir la réception de la confirmation de la commande (bon de commande), la réception de la commande et la validité de la facture générée à titre d'information. de différents départements afin d'éliminer les transactions non autorisées et d'améliorer le contrôle interne.
Explication
Les grandes organisations achètent l'inventaire selon la procédure d'exploitation standard conformément aux politiques de l'organisation. Par conséquent, le double contrôle est nécessaire pour restreindre les transactions non autorisées. C'est la mesure de contrôle pour autoriser des transactions valides. Dans une procédure à trois voies, la plupart des achats sont contrôlés au moyen d'une vérification croisée. En cas de défaut à une étape quelconque, le montant ne peut être déduit de la facture tant que l'erreur n'est pas résolue par la réception d'une confirmation ou par la facture révisée du fournisseur. C'est aussi l'une des méthodes de gestion des risques car le risque de paiement à des personnes non autorisées ou contre les fausses factures doit être maîtrisé. Parfois, cela devient une procédure longue, mais c'est le moyen le plus efficace de gérer le risque.
Processus d'appariement à trois voies
- La procédure opérationnelle standard pour l'achat comprend la commande lorsque le stock atteint le niveau de réapprovisionnement, la réception du devis, le traitement des devis au service des achats et après quoi le service des achats décidera auprès de quel fournisseur l'achat doit être effectué en fonction du prix, de la qualité et de la réputation. du fournisseur et enfin l'émission du bon de commande.
- Sur la base du bon de commande, les achats sont à effectuer. Après réception du bon de commande, l'ordre de réception doit être émis par le service de gestion des stocks, puis la facture doit être transmise par le service des achats au service de comptabilité pour une comptabilité de celui-ci.
- Après cela, enfin, la facture est remise pour autorisation, puis au caissier ou à la caisse pour paiement au fournisseur.
Ici, avant d'autoriser le paiement, la personne impliquée dans le paiement utilisera le processus d'appariement en trois étapes.
Le processus de correspondance à trois comprend:
# 1 - Vérification du bon de commande
Une commande d'achat doit être vérifiée auprès du service des achats afin de vérifier le nom du fournisseur, la date, la quantité, l'adresse, les informations de paiement et le montant.
# 2 - Vérification de la réception de la commande
Après avoir vérifié le bon de commande, le service de caisse vérifiera auprès du service des stocks la réception de la commande afin de faire correspondre la quantité des marchandises selon la facture et telles que reçues par le service des stocks.
# 3 - Vérification du service comptable
Après vérification auprès du service d'inventaire, l'écriture doit être vérifiée dans les comptes afin de vérifier le montant et la quantité enregistrés dans les livres.
Si une facture correspond aux trois étapes de vérification, seul le paiement doit être autorisé et la facture est encaissée.
Exemple de correspondance à trois
Le département des achats de A Ltd. émet une commande d'achat de stock auprès d'ABC & Co., Mexique de 3000 pièces, et le prix par pièce est de 100 $. La réception de la commande a été effectuée, mais en raison d'une quantité importante, le magasinier n'a pas contre-vérifié au moment de la réception de la commande. Cependant, après vérification, il a été constaté que seulement 2850 pièces ont été reçues, et la facture est remise au service de la comptabilité du service de la comptabilité et de la comptabilité la donne en outre pour encaissement au service de caisse. Déterminer la procédure de vérification à trois voies?
Solution:
Avant d'autoriser le paiement de la facture, la personne doit suivre la procédure suivante:
1 - Vérification du service des achats:
Le bon de commande doit être vérifié si la commande est passée conformément au bon de commande ou non. Dans le cas présent, la première étape de l'appariement à trois est appariée, c'est-à-dire que la commande est passée conformément au bon de commande.
2 - Vérification par le service inventaire:
La personne autorisée récupérera les chiffres auprès du service d'inventaire. Dans ce cas, seuls 2850 pièces d'inventaire sont reçues, la facture ne peut donc pas être autorisée pour le paiement. La personne autorisée demandera au service d'inventaire de rectifier la facture du fournisseur.
Le service d'inventaire prendra alors contact avec la personne autorisée d'ABC & Co. pour l'émission de la facture révisée. Après réception de la facture révisée, celle-ci doit être remise au service comptable pour les corrections.
3 - Vérification par le service comptable ou les registres comptables:
Après la confirmation de la facture révisée par le fournisseur, la personne autorisée doit la vérifier avec des registres comptables, et enfin, après tout, étapes et conformations, la personne autorisée autorisera le paiement de la facture.
De cette manière, le récépissé court est identifié et rectifié.
Utilisations de la correspondance à trois
- À trois niveaux, le processus de mise en correspondance est utilisé dans les grandes organisations.
- Il est également utilisé lorsque différents départements gèrent différentes fonctions.
- Il est utilisé lorsqu'une organisation est engagée dans la production de plusieurs produits.
- Il est utilisé lorsque les responsabilités sont attribuées au personnel nouvellement nommé.
- Il est utilisé lorsque la plupart des paiements sont effectués en espèces.
- Il est également utilisé lorsque du personnel non qualifié est impliqué.
Avantages
Les différents avantages sont les suivants:
- Il garantit que le paiement est effectué à la bonne personne contre la facture valide et la valeur du stock reçu.
- Il assure les bons contrôles dans l'organisation.
- Il minimise ou limite les paiements non autorisés.
- Grâce à trois moyens de contrepartie, le détournement de fonds doit être contrôlé.
- Les erreurs peuvent être facilement identifiées dans le processus d'appariement à trois voies.
- Cela garantit que la même facture n'est pas payée plusieurs fois.
- Le processus favorise la responsabilisation du personnel.
- Grâce au processus à trois voies, les informations doivent être vérifiées; il devient donc une information précise et peut être utilisé pour de futures décisions.
Désavantages
Les différents inconvénients sont les suivants:
- L'appariement à trois implique une vérification à plusieurs reprises et la collecte de divers documents; par conséquent, le processus est long et prend du temps.
- Il peut y avoir des risques de retard de paiement et de pénalités en raison du long processus et de ses retards de paiement.
- Les relations avec les fournisseurs peuvent être gâchées en raison de retards de paiement.
- Les réductions pour les paiements anticipés ne peuvent pas être prévalues en raison des longues procédures impliquées.
Conclusion
L'appariement à trois est la procédure permettant de contrôler les comptes créditeurs à travers laquelle, en utilisant les trois étapes, les comptes créditeurs sont vérifiés. Ici, lors de la première étape d'achat, la commande doit être vérifiée, puis les chiffres du service d'inventaire doivent être collectés et vérifiés, et enfin, il doit être vérifié à partir des écritures comptables. Après vérification aux trois niveaux, l'autorisateur autorise le paiement de la facture. Cependant, cette procédure est longue. Par conséquent, cela prend du temps et, en même temps, les rabais pour les paiements anticipés ne peuvent pas être utilisés en raison de la longueur des procédures.
