Qu'est-ce que le rapport de dépenses?
Le rapport de dépenses est défini comme le type de rapport qui documente les dépenses engagées par l'entreprise ou par les employés de l'entreprise et peut être maintenu sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Explication
- Chaque petite et moyenne entreprise tient un rapport de dépenses.
- Le niveau intermédiaire de la direction ou le niveau départemental prépare ces rapports.
- Il peut être divisé en divisions plus petites pour déterminer quel domaine ou service de l'entreprise coûte le plus cher à l'organisation.
- L'entreprise conserve ces rapports à des fins d'audit.
- Ils soumettent ce rapport à la direction générale de l'entreprise. La direction décide quelles dépenses rembourser à l'employé et lesquelles non.
- Les dépenses remboursées sont ensuite utilisées en reconnaissance du bénéfice imposable et comptable.
Fonctionnalités
- La note de frais comprend la politique de dépenses de l'employeur pour ses employés. Il documente également la politique de voyage et de divertissement selon laquelle les dépenses ne seront pas remboursées à l'employé par l'employeur.
- Il est maintenu et préparé par le service des dépenses et de la paie de l'organisation. Lorsqu'ils reçoivent le formulaire de remboursement et de demande de remboursement de l'employé, ce sont eux qui vérifieraient les détails des dépenses effectuées par l'employé, tels que partagés sous les reçus et les preuves applicables, et prépareraient le rapport sage de l'employé.
Comment créer un rapport de dépenses?
Différentes organisations opérant dans différents secteurs ont des méthodes et des modèles différents. Cependant, le service de la paie et des rapports de dépenses de toute organisation doit suivre les étapes suivantes pour créer et formuler:
- Le service de la paie doit avoir des approbations sur la politique de dépenses des départements respectifs de l'organisation.
- Selon la politique applicable, l'exécutif doit accéder au système de saisie des dépenses en ligne ou effectuer la saisie de données dans Excel consolidé.
- L'exécutif doit entrer la date à laquelle la dépense a été engagée.
- Le dirigeant doit entrer le montant de la dépense et mentionner le nom du fournisseur applicable.
- Après avoir révisé les informations saisies, comme mentionné dans le reçu, l'exécutif doit soumettre le rapport à l'approbation de niveau suivant.
Exemple de note de frais
Prenons l'exemple d'ABC Inc. L'employé se rend sur place pour présenter un nouveau projet. Le 23 janvier 2019, l'employé a présenté une dépense de repas de 200 $, le coût de l'hôtel de 100 $ et divers. coût de 250 $. Le 24 janvier 2019, l'employé a déclaré des frais de divertissement et de cinéma de 130 $, ainsi que des frais de repas de 230 $ et des frais d'hôtel pour rester de 500 $.
Aider le responsable de la paie à préparer le rapport des dépenses déclarées de l'employé.
Solution:
Préparez le rapport de dépenses comme indiqué ci-dessous: -
Voici les résultats: -
Colonnes du rapport de dépenses
Les colonnes seraient normalement composées des détails suivants: -
- La date de la dépense engagée.
- Le type ou la nature des dépenses;
- Le nom du fournisseur auprès duquel les services ont été pris ou les articles ont été achetés.
- Les montants des dépenses.
- Le nom du responsable du compte où il doit être mentionné et débité.
- Déduction et ajustements sur les soumissions antérieures faites par les employés;
- Chaque type de compte doit être sous-totalisé.
- Le total du montant global à rembourser à la demande de l'employé.
Importance et utilisation
Les rapports de dépenses sont tenus à jour pour stimuler la responsabilité en termes d'habitudes de dépenses de l'organisation. Ce sont les rapports auxquels il peut être fait référence en cas de litige financier et d'activités d'audit. Avec un entretien et une reddition de comptes appropriés de ces rapports sur une base périodique et régulière, vous vous assurez que vos employés établissent leur budget en toute responsabilité pour maintenir l'entreprise financièrement protégée et viable.
Ces rapports rendent les employés et les employeurs responsables envers les entreprises en ce qui concerne leurs habitudes de dépenses. Certaines dépenses bénéficient d'une déduction sur le revenu imposable conformément aux lois de l'impôt sur le revenu, et par conséquent, pour bénéficier de telles déductions, les grandes entreprises doivent soumettre un rapport consolidé au département du revenu du pays. Il peut être soumis en tant que document supplémentaire avec la déclaration des dépenses totales applicables dans les formulaires fiscaux lors du dépôt des taxes auprès du service des recettes.
Avantages
- Le rapport de dépenses permet au vérificateur de vérifier plus facilement les détails des dépenses déclarées par l'entreprise.
- Il leur permet de vérifier les détails des dépenses avec les reçus disponibles et joints par les employés.
- Il renforce le contrôle interne.
- Il détaille les dépenses remboursables et celles non remboursables.
- Il existe sur les marchés de nombreux logiciels informatiques qui permettent à l'entreprise de préparer, formuler et personnaliser des rapports.
Désavantages
- Ils conviennent à une grande entreprise et non aux entrepreneurs individuels et aux micro-entreprises.
- Ces rapports peuvent ne pas correspondre aux reçus tels que fournis par les employés en raison d'erreurs dans la saisie des données.
- En termes plus simples, les rapports sont toujours sujets aux fausses déclarations et aux fraudes comptables.
- Cela augmente les coûts administratifs de la manutention des articles et la mise à jour régulière des postes de dépenses dans le système de reporting.
- Il est très difficile de surveiller chaque élément de dépense dans le cadre de la politique de dépenses émise si la taille de l'organisation est très grande.
Conclusion
Les notes de frais peuvent être considérées comme des rapports mettant en évidence le type de dépenses remboursables et le type de dépenses non remboursables. Le remboursement des dépenses se fait conformément aux lois fiscales applicables du pays et à la politique de dépenses applicable de l'employeur. Il pourrait être utile pour les grandes organisations qui engagent normalement d'énormes dépenses au jour le jour et aide à rationaliser le processus global.
