Modèle de budget d'événement - Téléchargement gratuit (ODS, Excel, PDF et CSV)

Autres versions

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Doc portable. Format (.pdf)

Modèle de budget d'événement gratuit

Un modèle de budget événementiel est utilisé pour planifier les finances liées à la gestion événementielle, qui comprend les revenus obtenus, qui peuvent être sous forme de parrainages ou de frais d'inscription / de billets et les dépenses qui peuvent être la nourriture, l'hébergement, le son, les cadeaux, etc. La différence obtenue est le profit ou la perte résultant de l'organisation de l'événement. Si le montant du solde est positif, cela signifie que l'événement a rapporté de l'argent, et si le montant du solde est négatif, cela signifie que l'organisateur de l'événement a dû dépenser de sa poche.

Veuillez vous référer au fichier Excel pour le modèle. Le modèle utilisé ici est pour un événement typique comme un séminaire de bureau où les différentes dépenses et revenus liés à l'organisation d'un tel événement sont capturés. Les dépenses et les produits ont été présentés dans deux sections distinctes.

À propos du modèle de budget d'événement

• Le modèle de budget de l'événement capture toutes les sources de revenus dont on dispose pour l'organisation de l'événement ainsi que les dépenses. Il établit un solde budgétaire initial et donne également une projection du solde final, qui devrait être là après déduction de toutes les dépenses des revenus. Ici, nous avons spécifiquement pris un exemple d'organisation d'un événement dans le cadre d'un séminaire.
• Le séminaire peut être un séminaire de bureau auquel environ 200 participants devraient assister, et l'organisateur doit porter leur nourriture et leur offrir des friandises sur mesure. Les goodies sont utilisés comme source de promotion pour l'entreprise et généralement fournis par un fournisseur tiers.

Partie 1

• Nous capturons ici les dépenses et les revenus globaux réalisés pour l'organisation de l'événement, dont nous avons ici pris un exemple de séminaire. Le séminaire est organisé pour une délégation de bureau où la participation estimée était de 200 personnes, mais nous avions environ 150 participants.
• Les dépenses ici sont ensuite divisées en emplacement, programme, nourriture et boissons, fournitures et autres. Le montant du solde indique ici si l'argent a été dépensé en sus du budget fixé ou si nous avons eu un revenu après l'organisation de l'événement. Le graphique a été montré pour donner une vue illustrée des dépenses et des revenus réels avec les revenus estimés.

Partie 2

• Dans cette section, nous montrons une répartition des dépenses engagées pour organiser l'événement. Dans notre cas, nous prenons l'exemple d'un séminaire de bureau. Pour organiser un tel événement, il y a quelques domaines où les dépenses doivent être effectuées. Le montant le plus important pour l'organisation de l'événement est vers le lieu ou la salle de l'événement. Selon le lieu de l'événement, les tarifs d'organisation de l'événement varient.
• Le deuxième coût le plus élevé de l'organisation de l'événement est la restauration ou la nourriture. Il varie en fonction du nombre de participants et est généralement estimé supérieur au nombre qui assiste à l'événement. Il est principalement fait pour garder un tampon sur le nombre de participants à un événement afin qu'ils ne soient pas à court d'assiettes alimentaires.
• Ensuite, il y a le coût lié aux haut-parleurs ou aux instruments électroniques utilisés dans l'événement. Ce sont des frais obligatoires qui sont nécessaires pour organiser tout type d'événement. Pour chaque événement organisé, il y a un cadeau ou des goodies sur mesure offerts aux participants, qui sont à nouveau basés sur l'effectif participant à l'événement.
• Ceux-ci sont généralement liés à des fournisseurs tiers qui fournissent les goodies en fonction de l'effectif. Ceux-ci sont considérés comme des articles plus promotionnels que l'entreprise utilise pour promouvoir leur nom. En outre, ceux-ci agissent comme un facteur de bien-être pour les participants à un événement.
• Le dernier et dernier coût pour l'organisation d'un séminaire est les frais divers comme les petites dépenses. Néanmoins, ceux-ci devraient également être pris en compte dans la dépense globale pour obtenir une image finale du coût de l'organisation de l'événement.

Partie # 3

• La dernière partie ici est le revenu ou la partie financement de l'événement. Tout événement n'est pas possible s'il n'y a pas de financement ou de revenus générés. Aucune entreprise n'organisera un événement s'il n'y a pas de financement ou de profit qui en sera tiré.
• La principale source de revenus ou de financement, qui se produit dans tout type d'événement, est le prix d'inscription ou les billets vendus pour l'événement. Ici, le revenu est généré par habitant.
• Les participants à l'événement doivent payer à l'avance l'inscription ou le billet pour l'événement, et de cette manière, l'organisateur gagne de l'argent pour couvrir l'événement. La deuxième source de revenus pour tout type d'événement est les frais de parrainage, qui sont très utiles pour organiser l'événement.
• Les sponsors, d'une certaine manière, obtiennent également une promotion dans des endroits où des personnes en grand nombre viennent assister à l'événement. Cela devient une situation gagnant-gagnant à la fois pour l'organisateur et le sponsor, et en ce qui concerne les frais de parrainage, l'organisateur obtient une deuxième source de revenus. Le sponsor reçoit une forme de promotion parmi beaucoup de monde sous un même toit.
• Ainsi, le revenu global généré est indiqué dans cette section pour l'organisation d'un événement. Cela dépend désormais de la taille de l'événement organisé, du revenu cible ou de l'argent que l'organisateur envisage de collecter pour couvrir les dépenses.

Comment utiliser ce modèle?

Le modèle est très pratique, gérant les dépenses et les revenus liés à la gestion des événements pour chaque organisateur. L'objectif principal de l'utilisation du modèle est de capturer toute la source de revenus et de la faire correspondre à toutes les dépenses qu'un organisateur doit supporter pour chaque événement organisé. Il comprend à la fois récurrent et non récurrent. Le résultat obtenu ou la différence obtenue est comparé à un montant budgétaire fixe qui a été fixé en début de mois, et enfin, on arrive à un net. Le modèle est très utile lorsque l'on a besoin de connaître les entrées et sorties de trésorerie pour l'organisation d'un événement.