Quels sont les comptes clients vieillissants?
Le vieillissement des comptes clients est un processus dans le cadre duquel un rapport est préparé pour les clients impayés, et ledit rapport est utilisé par l'agent de recouvrement de la société pour suivre les factures en retard de paiement et prendre les mesures nécessaires pour le recouvrement en temps opportun des revenus. de l’organisation. Ce sont les actifs les plus critiques de toute organisation car ils sont facilement convertibles en espèces.
Composantes des comptes clients vieillissants
Les comptes clients vieillissants ne s'appliquent qu'à la base du système de comptabilité d'exercice. Le rapport de vieillissement se compose généralement de colonnes avec des plages de dates de 30 jours et nous présente le total des créances qui sont actuellement dues ainsi que celles qui sont dues pour une longue période. Maintenant, veuillez comprendre que ce rapport est préparé à une date précise comme nous préparons le bilan. Nous pouvons préparer le rapport chaque week-end ou chaque fin de mois ou chaque fin de trimestre ou semestrielle ou fin d'année. Cela dépend de l'exigence de la direction.
Maintenant, le rapport n'est rien d'autre qu'un tableau et le tableau comprend des lignes et des colonnes. Les lignes spécifient les créances pour chaque client. Les colonnes sont comme ci-dessous:
- Montant total dû: Total des créances du client;
- Non échu: sur le total, les créances comptabilisées le jour de la préparation du rapport.
- 1 à 30 jours: Sur le total, les créances sont dues pendant 30 jours à compter de la date d'échéance du paiement.
- 31 à 60 jours : Sur le total, créances échues pendant 60 jours à compter de la date d'échéance du paiement.
- De 61 à 90 jours: Sur le total, les créances échues pendant 90 jours à compter de la date d'échéance du paiement.
- Plus de 90 jours: Sur le total, les créances échues depuis plus de 90 jours à compter de la date d'échéance du paiement.
Par exemple:
- Nous avons réalisé des ventes de 360000 $ à Indigo Whales Inc le 5 avril 2019, avec des délais de livraison de 30 jours. Ici, le montant doit être reçu par nous au plus tard le 4 mai 2019. Disons que le rapport a été préparé le 31 mai 2019. Donc, au 31 mai 2019, ce montant est dans les 30 jours à compter de la date d'échéance (c.-à-d. , dans les 30 jours à compter du 04 mai 2019). Il verra, sous la colonne 0 à 30 jours.
- Supposons que, dans l'exemple ci-dessus, le montant ne soit pas non plus reçu au mois de juin 2019. Nous avons préparé un rapport chronologique des comptes clients au 30 juin 2019. Ainsi, à cette date, le montant est dû pendant plus de 30 jours mais moins de 60 jours à compter de la date d'échéance. Par conséquent, ce sera sous la colonne 30 à 60 jours.
Exemple d'état des comptes clients vieillissants
Prenons un exemple de rapport sur le vieillissement des comptes clients
Une entreprise a préparé le rapport suivant le 30 septembre 2019.
Sur la base du rapport ci-dessus, la direction peut décider de prévoir un montant de 114 87873 dollars. L'allocation ci-dessus est basée sur la politique de l'entreprise consistant à prévoir 1% comme allocation normale, 2,5% pour les dettes impayées dans les 30 jours, 2,5% pour les dettes impayées dans les 60 jours mais au-delà de 30 jours, 4,5% pour les créances impayées dans les 90 jours mais au-delà 60 jours, 5,0% pour les créances en souffrance au-delà de 90 jours. À l'avenir, il pourra réviser les estimations en pourcentage.
Avantages du vieillissement des comptes clients
Les différents avantages liés au vieillissement des comptes clients sont les suivants:
- Le total des créances est retracé au bilan.
- Les créances de chaque client peuvent être suivies avec le total des ventes.
- Nous pouvons comparer ce rapport avec le rapport d'expédition de marchandises. Si nous trouvons une réservation de revenus manquante, nous pouvons la réserver en conséquence.
- Le processus de récupération est rationalisé et donc, les flux de trésorerie sont gérables à l'avance.
- Le rapport peut être utilisé pour estimer la provision pour créances douteuses.
- Le rapport est en outre utilisé par la direction pour décider de poursuivre ou non les affaires avec le client.
- Il aide à engager des actions légales de recouvrement pour les montants en souffrance depuis plus de 2 ans (soit plus de 730 jours). Certaines organisations préfèrent engager des poursuites judiciaires après 365 jours.
- Des intérêts peuvent être exigibles pour les montants en souffrance depuis plus de 60 ou 90 jours. Les calculs d'intérêts sont facilités à l'aide d'un rapport de vieillissement.
Limitations des comptes clients vieillissants
Les différentes limites liées au vieillissement des comptes débiteurs sont les suivantes:
- Le rapport de vieillissement peut donner une décision trompeuse selon laquelle la situation financière du client n'est pas bonne. Le montant pourrait être impayé en raison d'un différend entre les parties.
- Le rapport ne fournit pas les raisons du retard. L'agent de recouvrement doit appeler les clients individuels pour trouver les raisons.
- Le rapport ne prévoit pas de recouvrement d'intérêts pour des retards inacceptables.
- Le rapport ne décide pas automatiquement de provisionner les créances douteuses.
Points importants sur le vieillissement des comptes clients
Voici quelques points importants liés au vieillissement des comptes débiteurs:
- Assurez-vous que le rapport est préparé à une date précise. Les comptes clients vieillissants sont un rapport périodique, mais préparé à une date particulière.
- Il peut arriver que 2 jours avant la date du rapport, un client ait versé le montant avec un règlement de 5% de remise. Ainsi, assurez-vous qu'aucune mesure n'est prise contre ces créances de 5%. Le montant de la remise est radié en tant que dépense ou contre la provision pour créances douteuses contractées antérieurement.
- Les intérêts ne doivent être facturés que pour les clients pour lesquels nous avons spécifié la même chose dans le contrat. Sinon, les intérêts ne seront pas facturés.
- Lorsque la direction a approuvé qu'un client ne paiera jamais le solde impayé, assurez-vous qu'il est entièrement radié.
- Assurez-vous que tous les clients sont répertoriés dans le rapport sur les comptes clients vieillissants.
Les limitations ci-dessus peuvent être surmontées lorsque le rapport est préparé par un logiciel informatique.
Conclusion
Comme nous avons vu les avantages et les limites du rapport sur le vieillissement des comptes clients, il est très clair qu'il est principalement utilisé à des fins de prise de décision. Ce rapport est également utilisé pour l'analyse de crédit du client, et les entreprises peuvent décider de réviser les conditions de crédit.
De nos jours, l'organisation sous-traite les comptes clients à une entreprise, c'est-à-dire que la gestion des créances est confiée à un tiers. Ce processus d'externalisation est connu sous le nom d'affacturage. Cela a permis à l'organisation d'économiser du temps et de l'argent dans l'administration et le recouvrement des comptes clients. Cependant, Factors facture des frais nominaux basés sur le total des créances sur ce service.
