Qu'est-ce que la gestion par exception?
La gestion par exception est une stratégie de gestion d'entreprise qui stipule que les gestionnaires et les superviseurs devraient examiner, enquêter et développer des solutions uniquement pour les problèmes où il y a un écart par rapport aux normes établies, aux normes, aux pratiques commerciales ou à tout autre objectif financier tel que l'écart des bénéfices, les problèmes de qualité, les problèmes d'infrastructure, etc. au lieu d'examiner et de traiter chaque activité commerciale courante.
Explication
La gestion par exception est le système de repérage et de rapport d'une situation à la direction uniquement dans le cas où il y a un besoin réel d'un personnel de niveau gestionnaire. L'objectif fondamental est d'utiliser le temps de gestion de la manière la plus efficace et la meilleure possible en les impliquant uniquement lorsqu'il y a un écart important par rapport aux résultats commerciaux courants ou normaux.
En conséquence, ils auront plus de temps pour examiner une question importante impliquant des écarts majeurs et pourront faire de leur mieux pour affiner le problème tandis que d'autres questions mineures pourront être traitées directement par le personnel de niveau inférieur. Il aide la direction à détecter et à éliminer les obstacles qui nécessitent une prise de décision et à prendre les mesures les mieux adaptées. Dans ce système, la direction reçoit un rapport détaillé complet et comparatif concis et non varié couvrant tous les principaux aspects de la question.
Comment ça marche?
La gestion par exception fonctionne dans les phases suivantes:
# 1 - Phase de mesure
Dans le cadre de cette première étape de gestion par exception, les données relatives aux opérations commerciales sont accumulées et évaluées, ce qui comprend la mesure de la performance de tous les intrants disponibles allant des efforts déployés pour atteindre les objectifs de l'entreprise, son optimisation, le flux de trésorerie, la façon dont les ressources financières sont en cours. utilisé pour fournir des services ou fabriquer des biens pour le profit, l'utilisation et le gaspillage de matières premières et son économie par l'achat, la transformation et le stockage jusqu'à la livraison des produits finis.
Toutes ces informations concernent presque tous les facteurs qui sont utilisés pour des mesures quantifiables, tels que l'application des normes du temps, les données de stock, les données de bilan, les résultats d'inspection des produits finis, le stock disponible pour la vente, les données d'utilisation des machines, les actifs courants, etc.
# 2 - Phase de projection
Cette phase examine les mesures utilisées qui sont utiles pour atteindre les objectifs commerciaux. Sur la base de données historiques, les projections sont préparées en appliquant des connaissances statistiques telles que la signification, la probabilité, la confiance, l'écart type, la taille de l'échantillon, la corrélation. Après cela, les plans sont élaborés conformément aux prévisions. Dans le scénario actuel, une stratégie de prévision complète est largement vérifiée à partir de tous les résultats possibles comme les procédures et les politiques existantes, la capacité et l'adéquation de l'équipement et du personnel, la structure organisationnelle, etc. Si nécessaire, les plans peuvent être modifiés.
# 3 - Phase de sélection
Dans le cadre de cette phase, après avoir soigneusement examiné tous les plans, le meilleur est sélectionné et mis en œuvre. En conséquence, le système est adopté, ce que la direction estime être le meilleur pour atteindre les objectifs commerciaux.
# 4 - Phase d'observation
Au cours de cette phase, les progrès et les performances du processus et de la stratégie sélectionnés sont contrôlés périodiquement. Le système doit posséder des qualités telles qu'il doit être automatique, fiable et adéquat. L'adéquation signifie ici que les données doivent être précises, ni trop grandes ni trop petites, elles doivent être à la hauteur de la marque contenant toutes les informations pertinentes requises.
# 5 - Phase de comparaison
Dans le cadre de cette phase, l'avancement des travaux est évalué et comparé à une feuille de route prédéfinie pour identifier les écarts, le cas échéant. Selon la nature de l'écart, il est classé comme écart majeur, mineur ou toute autre classe d'écart.
# 6 - Phase d'action
Sur la base de l'écart identifié lors de la phase de comparaison, d'autres points d'action sont développés. Des stratégies sont mises en œuvre dans le but d'amener la capacité et la performance au niveau souhaité ou de faire tout changement dans la prévision afin d'assurer une performance optimale.
Gestion par exemples d'exceptions
Exemple financier: Le contrôleur financier en chef (CFC) de Henry Inc. est fortement impliqué dans divers travaux, réunions et autres engagements. Afin de réduire le fardeau de son travail, la direction a une fois, après une analyse approfondie, élaboré en suivant des limites définies au-delà desquelles la question doit être signalée au CFC et nécessite son approbation préalable: -
Les ventes et les dépenses d'ABP étaient de 8 000 000 $ et 6 000 000 $, tandis que les ventes et dépenses réelles étaient de 6 000 000 et 3 000 000 $. Déterminez si le problème doit être signalé au CFC?
Solution:
- Revenus: Les revenus réels sont de 6,00 000 $, soit plus de 50% du PAA (8,00 000 $ x 50%, soit 4 000 000 $). Également plus de 5 000 000 $. Par conséquent, cette matière ne sera pas signalée au CFC car les conditions ne sont pas remplies.
- Dépenses: Les dépenses réelles sont de 3,00 000 $, soit plus de 40% du PAA (6,00 000 $ x 40%, soit 2,40 000) et ont également dépassé la limite de 2 50 000 $, ici la question devient cruciale et doit être signalée au CFC pour une analyse plus approfondie et une prise de décision pour la correction et la mise en correspondance avec les normes établies.
Gestion par exception vs gestion passive par exception
La gestion active par exception est celle où la direction est active à l'avance pour faire face aux situations, aider à résoudre les problèmes, participer en temps réel à toutes les activités et garder un œil sur ce que fait son personnel pour surmonter les erreurs avant de se produire.
Le second est la gestion passive par exception, où la direction n'interrompt que lorsque les objectifs souhaités ne sont pas atteints et que le changement de planification doit être effectué et que des actions correctives sont nécessaires. Cette méthode n'entre généralement en action qu'en cas d'événement inhabituel. Chaque méthode a sa propre importance et on peut choisir l'une ou l'autre en fonction des besoins de l'entreprise.
Une approche passive est utile pour les entreprises qui ont un environnement détendu et le personnel qui comprend leurs rôles et responsabilités. Cela peut aider à encourager le moral du personnel et à devenir indépendant. Bien qu'une approche active puisse être utilisée par des nouveaux arrivants moins attentifs, avec un personnel moins élevé, une organisation plus stricte car ils ont besoin de conseils étape par étape pour terminer leur travail.
Avantages
- Cela contribue à la meilleure utilisation possible du temps car les gestionnaires sont invités à résoudre les problèmes uniquement à des niveaux cruciaux.
- Comme les gestionnaires sont libres du travail de routine, ils peuvent appliquer toute leur énergie avec des efforts concentrés sur des problèmes critiques.
- En raison de la charge de travail limitée, les gestionnaires peuvent subir une analyse détaillée du travail à effectuer.
- Les activités de gestion et le contrôle sont augmentés par la direction par exception.
- Cela aide à accéder facilement aux tendances passées et aux anciens travaux.
- Il prédit les opportunités de gestion et les problèmes qui pourraient survenir à l'avenir.
- Des efforts tant qualitatifs que quantitatifs sont impliqués dans ce processus.
- Il réduit le montant des résultats financiers et opérationnels à visualiser par la direction.
- Il aide le personnel inférieur et subalterne à mettre en œuvre leurs propres idées pour atteindre l'objectif souhaité.
Désavantages
- Il est basé sur les résultats passés avec lesquels les données actuelles sont comparées. En conséquence, si les données passées ne sont pas correctes, il peut y avoir des problèmes dans la prise de décision actuelle.
- Il a besoin d'un système détaillé d'étude, d'observation et de reporting, il nécessite donc un analyste financier qui fait des résumés et des rapports et les présente à la direction et nécessite donc une main-d'œuvre supplémentaire.
- Le système n'avertira pas jusqu'à ce que le problème se produise, c'est-à-dire qu'il agit comme correctif plutôt que préventif.
- Il ne peut pas mesurer le comportement humain. Par conséquent, parfois difficile à mettre en œuvre.
Conclusion
La gestion par exception est une stratégie de gestion qui oblige la direction à assurer son engagement uniquement dans le cas où des écarts par rapport à la norme, aux normes et aux repères fixés sont enregistrés. Cela contribue également indirectement à remonter le moral des employés, car ils font partie de la prise de décision et de la résolution de problèmes qui, autrement, auraient été traités par le personnel de direction, ce qui donne indirectement un sentiment d'autorité et de responsabilité aux employés.
